Wie Sie die richtigen Communication Tool als Business Analyst wählt
Das Kommunikations-Tool oder Methode Sie wählen, sollte für das Publikum, Inhalt, Zweck und Nachrichtengeber der Kommunikation angemessen sein (als Business Analyst, können Sie Mitteilungen erstellen für othersto liefern). Wenn Kommunikations-Tools Bewertung ist Folgendes zu beachten:
Anzahl der beteiligten Personen: Was für 10 Personen gut funktioniert eventuell nicht gut für 80.
Art der Informationen geteilt werden: Teilen Sie verbal oder visuelle Informationen? Wenn es visuell ist, teilen Sie Text, Illustration, Fotos oder Videos? Einige Tools sind besser geeignet für Visuals als andere.
Menge oder das Volumen der Informationen wird mitgeteilt: Ein paar Absätze von Informationen kann 20 Minuten benötigen, und eine andere Kommunikationsverfahren als ein 40-seitiges Dokument erfordert 2 Stunden.
Häufigkeit des Austauschs: Erwägen # 147-warum, # 148- # 147-wie oft, # 148- und # 147-zu welchem Zweck? # 148- nach Bedarf Je kann die Lösung eine wöchentliche Teamsitzung, Teammitglieder Kommunikation Projektinformationen dreimal am Tag sein oder ein Sponsor vierteljährlichen Updates zu Lösung Benutzer geben.
Wunsch / Bedarf an Diskussion oder Antwort: Ihr Ansatz unterscheiden können, wenn die Kommunikation benötigen Zwei-Wege / Hin-und-her im Vergleich zu Einweg-Outbound zu sein, wie sie für Ansagen oder Content-Sendung.
Die Empfindlichkeit der Nachricht und erwartete Reaktion des Publikums: Sie können Privatsphäre und Sicherheit berücksichtigen müssen:
Privatsphäre braucht: Manchmal reagieren Menschen unerwartet, wenn es um organisatorische Auswirkungen von Lösungen zu hören, so denken wie man am besten Nachrichten zu übermitteln, damit die Leute sie hören, wie beabsichtigt. Überlegen Sie, ob es Sinn macht, für die Gruppenmitglieder einzeln zu verbinden (persönliche Reaktionen mehr privat gehalten werden) oder als Gruppe (Reaktionen sind mehr öffentliche und mit der Gruppe erlebt).
Sensible Themen am besten diskutiert, anstatt in Echtzeit können allein und interpretiert lesen geschickt über E-Mail wird zu werden. Richten Sie einzelne Anrufe oder eine Konferenz. Für größere Gruppen, verwenden Sie eine Telefonkonferenz oder Video / Web-Konferenz, gefolgt von einer E-Mail-Taste Nachricht Punkte zu betonen.
Sicherheitsanforderungen: Wie empfindlich ist die Botschaft? Implementieren Methoden Schutz von Informationen gegebenenfalls. Wenn der Privatsphäre ist erforderlich, aber Konversation oder Conferencing ist nicht möglich, sicher, Sicherheitsverschlüsselung auf E-Mail-Nutzung.
Beachten Sie auch die Dokumenteinstellungen, die den Druck oder die Weiterleitung von Materialien nicht zuzulassen. Wenn Sie Telefon oder Web-Konferenz verwenden, deaktivieren Sie die Einstellungen, die den Teilnehmern ermöglichen, initiieren oder Aufnahmen der Sitzung zu speichern.
Benötigen Sie für Live-Kommunikation: Telefon oder Conferencing-Tools sind eine gute Wahl für Situationen, in denen Informationen und Reaktionen sofort besprochen werden. Wenn Themen Überprüfung oder nachdenkliche Erörterung vor der Erörterung müssen, verwenden Sie eine verzögerte oder off-line-Ansatz. Zum Beispiel Informationen im Voraus für Vorablesen senden, aber später in einer anderen Kommunikations Einstellung zu diskutieren.
Das Interesse an der Aufnahme oder Überprüfung Kommunikation später: Manchmal bekommen alle, die ihr zusammen zu einer Zeit brauchen, ist unmöglich. Wenn Sie sicher sein wollen, dass jeder die gleichen Informationen hört, sollten Sie die Aufzeichnung der Sitzung und es in einer Zugabe Leistung zu teilen.