Was sollten Sie für die PMP-Zertifizierung Prüfung über Steuer Kommunikation kennen

Steuer Kommunikation sorgt dafür, dass das Kommunikations-Management-Plan wirksam ist. Der Kommunikations-Management-Plan Sie für die PMP-Zertifizierung Prüfung kann sich weiterentwickeln und während des gesamten Projekts aktualisiert werden, da neue Akteure ändern Sie das Projekt, neue Informationsbedarf geben, werden identifiziert und die Kommunikation erfüllt wissen sollten.

Steuerkommunikations. Die Überwachung und Kommunikation während des gesamten Projektlebenszyklus zu steuern, um sicherzustellen, dass die Informationsbedürfnisse der Projektbeteiligten erfüllt sind.

Steuerung Kommunikation: Eingänge

Wie bei allen Hauptsteuerungsprozesse in einem Raum des Wissens, beginnen Sie mit den entsprechenden Projektmanagementplan Elemente, die tatsächlichen Ergebnisse, die Arbeitsleistung Daten und organisatorische Prozessanlagen (OPA).

Die Elemente des Projektmanagementplans, die Sie verwenden, sind die Kommunikations-Management-Plan und das Stakeholder-Management-Plan. Vergleichen Sie die Informationen in dieser Pläne mit den Mitteilungen, die eigentlich ebenso wie die damit verbundenen Arbeitsleistung Daten geliefert wurden, wie zum Beispiel

• Wann wurde Informationen verteilt

• Wen Information wurde geliefert

• Weitere Informationen Anfragen

• Feedback zu den Informationen, Aktualität oder Medium

Projektkommunikation umfasst Statusberichte, Leistungsberichte, Prognosen, Präsentationen, aktualisiert Projektdokumente und Projektmanagement-Planelemente, Erfahrungen, Korrespondenz, Minuten, und so weiter.

Sie können das Ausgabeprotokoll verwenden, um Probleme zu identifizieren, die kommuniziert werden müssen. Zum Beispiel möchte der Sponsor oder PMO kann über alle Probleme informiert werden, die hohe Auswirkungen haben oder negativ wichtige Akteure auswirken würde.

Steuerung Kommunikation: Werkzeuge und Techniken

Wenn die Ergebnisse des Kommunikationsprozesses zu vergleichen, können Sie Experten in Sitzungen eingreifen ermitteln, ob der Prozess effektiv arbeitet - und wenn nicht, wie es zu verbessern. Manchmal ist es eine Frage der Veränderung, wie Informationen präsentiert werden. Sie können Informations-Management-Systeme verwenden, um die Benutzerfreundlichkeit und die Lesbarkeit der Informationen zu verbessern, indem sie Daten in Diagrammen, Tabellen und Grafikformate (wie ein Armaturenbrett oder Storyboard) setzen.

Wenn eine effektive Kommunikation ist ein Thema, können Sie prüfen, ob eine der folgenden gemeinsamen Kommunikations Blocker der Täter sind. Wie Sie gut erahnen, Kommunikation Blocker Menschen sind Dinge tun, die gute Kommunikation hemmen. Die folgende Liste hebt gemeinsame Kommunikations Blocker zusammen mit einem Beispiel oder einer kurzen Erklärung.

• Die Verwendung der falschen Kommunikationsmedien: Sie würden nicht eine Korrekturmaßnahme Benachrichtigung per E-Mail senden. Sie würden diese Art der Kommunikation in der Person haben, one-on-one.

• Machen falschen Annahmen über Ihr Publikum: Zum Beispiel machen manchmal Projektmanager den Fehler anzunehmen, dass die Menschen schon wissen, was sie wissen. Wenn Sie verlassen, was Sie einführende Informationen zu berücksichtigen und nur adressieren spezifische Fragen, könnte Ihr Publikum nicht verstehen Ihre Nachricht. ein Mangel an gemeinsamen Verständnis zu haben führt zu einer ineffektiven Kommunikation.

• Ein Empfänger in einem Gebiet mit viel Hintergrundaktivität: Die Hintergrundaktivität kann der Empfänger die Fähigkeit reduzieren Sie Ihre Nachricht zu hören oder auf Ihre Botschaft konzentrieren, weil sie abgelenkt wird.

• Quellenhinweis: Manchmal verweigern Teammitglieder Performance-Probleme oder Herausforderungen, bis es zu spät ist, etwas über sie zu tun. Ein anderes Beispiel ist, wenn Ihr Sponsor weiß, dass eine Reorganisation Ihr Projekt auswirken wird, aber vorenthält, dass die Informationen, den Kommunikationsfluss zu blockieren.

• Das Ignorieren kulturelle Unterschiede: Verschiedene Organisationen haben unterschiedliche Kulturen in Bezug Stunden zu arbeiten, die Qualität der Arbeit, Verantwortlichkeit, und so weiter. Wenn Sie davon ausgehen, dass ein Auftragnehmer die gleiche Kultur wie Ihre Organisation hat, werden Sie Probleme haben.

• Stereotypie: Unter der Annahme, dass alle technischen Menschen in einer bestimmten Art und Weise denken, oder dass alle Führungskräfte werden in einer bestimmten Art und Weise handeln, reduziert Ihre Fähigkeit, wirklich zu hören, was jemand aus einer dieser Gruppen zu sagen hat.

• Mit vorgefassten Meinungen über das Publikum: Ähnlich wie Klischees, wenn Sie bei einem Treffen, und Sie haben Vorurteile über wie Sie Ihr Publikum verhalten wird, können Sie Hinweise zu verpassen, was Ihr Publikum denkt, oder Sie können die Informationen das Publikum interessiert sich nicht liefern.

• Es werden Emotionen und reaktives Verhalten: Ein Teil der Profi zu sein ist nicht lassen Sie Ihre Gefühle in der Art und Weise Ihrer Kommunikation erhalten. mit einem Menschen zu handeln emotional schwierig.

• Der Einsatz selektiver Zuhören: Selektives Hören bedeutet, dass jemand nur die Teile der Nachricht hört er hören will. Sagen Sie bitte einen Statusbericht an Ihren Sponsor nun vorstellen. Sie sagen, dass das Projekt vor allem auf dem richtigen Weg ist, aber es gibt ein paar Bedenken mit dem Zeitplan. Der Sponsor hört nur den Teil, wie die Dinge sind auf dem richtigen Weg und ignoriert oder vermeidet die Informationen über den Zeitplan betrifft.

• Das Engagement in Machtspielen: Entscheidungen treffen und Ergreifen von Maßnahmen auf der Grundlage politischer Gewinn, oder versuchen, eine Situation zu beherrschen auf Ihre Macht basiert, kann eine offene und ehrliche Kommunikation behindern.

• Management by memo: Es gibt Zeiten, wenn eine E-Mail oder ein Memo Angemessenheit jedoch ist, können Sie nicht ein Projekt über Memo, zu verwalten und Sie können nicht kritische Informationen per E-Mail zu übergeben. Sie müssen face-to-face-Interaktion haben.

• Senden gemischte Nachrichten: Ein Beispiel für eine gemischte Nachricht ist, wenn ein Teammitglied erklärt sie versteht, was Sie wollen, aber ihr Gesichtsausdruck scheint verwirrt, oder sie ist unorganisiert und fragt die gleichen Fragen wieder.

Steuer Kommunikation: Ausgänge

Die Ausgaben von diesem Verfahren sind die Standard-Ausgänge:

• Arbeitsleistung Informationen: Informationen über die Wirksamkeit des Kommunikationsprozesses, wie beispielsweise die Rechtzeitigkeit der Meldungen, die Wirksamkeit von Präsentationen, und so weiter.

• Änderungswünsche: Korrektive oder vorbeugende Maßnahmen mit dem Plan zu bringen Leistung in Ausrichtung benötigt, oder Stakeholder Informationen ändernden Anforderungen gerecht zu werden.

• Projektmanagementplan-Updates: Der Kommunikations-Management-Plan ist die wahrscheinlichste Dokument wird aktualisiert, obwohl das Stakeholder-Management-Plan auch Aktualisierungen erfordern auch können.

• Projektunterlagen-Updates: Leistungsberichte, Prognosen und Ausgabe-Protokolle sind die wahrscheinlichsten Dokumente, die Aktualisierung benötigen.

• Organisatorische Prozessanlagen-Updates: Alle Projekt-Dokumentation, einschließlich Erfahrungen, Ergebnisse der Problemlösung und Korrekturmaßnahmen.