Die Aufbewahrung von Aufzeichnungen mit dem Outlook 2007 Journal

Das Journal in Outlook 2007 kann enorm hilfreich sein, ob Sie es regelmäßig zu nutzen oder zu selten. Sie müssen sich nicht um die Aufnahme von Dokumenten oder Outlook-Elemente beschränken. Sie können den Überblick über Gespräche, Kundenanfragen zu halten, oder jede andere Transaktion, in der Chronologie zählt. Wenn Sie das Journal für die automatische Einträge eingestellt haben, können Sie es ignorieren, bis Sie müssen sehen, was es aufgezeichnet. Sie können auch Raumschiff Kapitän und notieren alles, was Sie tun, spielen.

Manchmal, wenn Sie ein Dokument oder eine Aufzeichnung eines Gesprächs zu finden möchten, können Sie sich nicht erinnern, was Sie das Dokument mit dem Namen oder wo Sie es gespeichert, aber Sie erinnern wann Sie erstellt oder die Ware erhalten. In dieser Situation können Sie das Journal gehen und das Datum überprüfen, in dem Sie mit dem Artikel Speichern Umgang und das finden, was Sie wissen müssen.

Machen Journaleinträge durch nichts zu tun

Was ist der einfachste Weg, Einträge im Journal zu machen? Nichts tun. Nachdem es eingeschaltet ist, zeichnet das Journal automatisch jedes Dokument, das Sie bearbeiten oder drucken Sie in einem beliebigen Microsoft Office-Anwendung erstellen. Das Journal auch verfolgt automatisch E-Mail-Nachrichten, Anfragen und Antworten und Aufgaben Anfragen und Antworten.

Es gibt einen Haken: Sie haben Outlook zu sagen, dass Sie wollen automatische Journal Aufnahme eingeschaltet. (Na gut, so dass Sie machen Zum Glück, etwas zu tun haben.) Wenn Sie das Journal automatische Aufnahme-Funktion nicht aktiviert haben, Outlook fragt Sie, ob Sie die Funktion auf jeder Zeit machen wollen Sie das Journal-Symbol klicken.

So schalten Sie die automatische Aufnahmefunktion Journal Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie Werkzeuge -> Optionen.

Das Dialogfeld Optionen wird angezeigt.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen Journal.

Das Dialogfeld Optionen angezeigt wird, Kontrollkästchen für alle Arten von Aktivitäten automatisch aufzeichnen kann - und die Namen aller Menschen, für die Sie automatisch Transaktionen wie E-Mail aufnehmen.

3. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen für Elemente und Dateien, die Sie automatisch aufzeichnen möchten, und für Kontakte, über die Sie Informationen aufgezeichnet werden sollen.

Die Liste der Menschen in der für diese Kontakte Box ist die gleiche wie die Liste der Personen in Ihrer Kontaktliste.

Wenn Sie Namen Ihrer Kontaktliste im Modul Kontakte hinzufügen, werden diese Namen nicht für die automatische Aufzeichnung im Journal eingestellt. Wenn Sie das Journal der Spur zu halten wollen, dann haben Sie zwei Möglichkeiten, es zu sagen, so:

# 8226; Überprüfen Sie den Namen (en) im Dialogfeld Optionen.

# 8226; Öffnen Sie den Kontaktdatensatz, klicken Sie auf die Registerkarte Journal, und prüfen Sie automatisch Journaleinträge für diese Kontakte.

4. Klicken Sie auf OK.

Das Journal unverzüglich beginnt die Aufnahme automatisch die Elemente und Dateien, die Sie für die Kontakte von Ihnen ausgewählten Namen.

Aufnahme manuell ein Outlook-Element im Journal

Wenn Sie möchten Ihre Journal nicht Unordnung, indem sie alles automatisch aufzeichnen, können Sie Elemente manuell eingeben ausgewählt - sie einfach per Drag auf das Symbol Journal. Zum Beispiel können Sie nicht jede Transaktion mit einem potenziellen Kunden zu erfassen, bis Sie sicher sind, bist du Geschäft mit dem Kunden zu tun. Sie können dem Journal relevanten E-Mails ziehen und eine Aufzeichnung der ernsthafte Anfragen erhalten. Wenn Sie beginnen, tatsächlich das Geschäft mit einem neuen Kunden, können Sie die automatische Aufzeichnung einrichten.

Zum manuellen Einträge im Journal erfassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie Go -> Ordnerliste (oder drücken Sie Strg + 6).

Die Ordnerliste, die ein kleines Symbol für das Journal enthält, erscheint in der oberen Hälfte des Navigationsbereich.

2. Ziehen Sie das Element, das Sie aufnehmen wollen (wie zB E-Mail-Nachricht) an das Journal-Icon in der Ordnerliste.

Das Journal Entry Formular angezeigt wird. Am unteren Rand des Formulars, ein Symbol zu sehen, die die Artikel die Sie aufnehmen, zusammen mit dem Namen des Elements.

3. Geben Sie die Informationen die Sie aufnehmen möchten.

Sie müssen nichts aufnehmen. Das Textfeld am unteren Rand des Bildschirms gibt Ihnen Raum für eine Notiz an sich selbst zu machen, wenn Sie es verwenden möchten.

4. Klicken Sie auf Speichern und Schließen.

Der Artikel, den Sie aufgezeichnet wird im Journal eingetragen.