Einstellen Journaloptionen in Outlook 2002

Sternzeit 2002: On ,

der Kapitän des Raumschiffs Unternehmen getreu macht die tägliche Einträge im Sternprotokoll. Der Kapitän Aufzeichnungen Informationen über Planeten die Crew erforscht hat, die Aliens haben sie gekämpft, und die bizarren Phänomene, die sie haben im Weltraum beobachtet heraus, wo kein Mann (oder Frau) vorangegangen ist!

Jetzt bist du dran. Genau wie der Kapitän der Unternehmen, Sie können Ihre täglichen Interaktionen mit seltsamen Wesen in bizarren Umgebungen unter belastenden Umständen, auch wenn die seltsamen Wesen sind alle in Ihrem eigenen Büro aufnehmen. Das Outlook-Journal ist Ihr Stern Protokoll.

Kein Zweifel, die hohe Dreck-a-mucks der Galaxie das Logbuch des Kapitäns verwenden für furchtbar wichtige Dinge, aber Ihr Journal dient Ihnen mehr direkt. Manchmal, wenn Sie ein Dokument oder eine Aufzeichnung eines Gesprächs finden müssen, erinnern Sie sich nicht, was Sie das Dokument mit dem Namen oder wo Sie es gespeichert, aber Sie erinnern wann Sie erstellt oder die Ware erhalten. In diesem Fall können Sie dem Journal gehen und das Datum zu überprüfen, wenn Sie mit dem Artikel Speichern Umgang und das finden, was Sie wissen müssen.

Um jedoch eine gute Verwendung aus dem Journal, müssen Sie es zu benutzen. Sie können Outlook-Set für fast alles Journaleinträge, damit Sie tun, oder Sie können das Journal aus ganz und machen keine Einträge, um es geschlossen. Wenn Sie nichts im Journal stellen, erhalten Sie nichts aus.

Was ist der einfachste Weg, Einträge im Journal zu machen? Nichts tun. Das Journal zeichnet automatisch jedes Dokument Sie, bearbeiten oder drucken in einem beliebigen Office XP-Anwendung erstellen. Das Journal auch verfolgt automatisch E-Mail-Nachrichten, Besprechungsanfragen und Antworten und Aufgabenanfragen und Antworten. Einige andere Programme als die Microsoft-Office-Anwendungen haben auch die Möglichkeit, Einträge im Journal zu machen, aber das Feature wird am häufigsten mit Office XP-Programme verwendet.

Es gibt einen Haken: Sie haben Outlook zu sagen, dass Sie die automatische Journal Aufnahme erfolgen soll, eingeschaltet. (Na gut, so dass Sie ein wenig etwas haben zu tun.) Zum Glück, wenn Sie nicht das Journal automatische Aufnahme-Funktion aktiviert haben, Outlook 2002 fragt Sie, ob Sie diese Funktion aktivieren möchten jedes Mal, wenn das Journal-Symbol klicken.

So schalten Sie die automatische Aufnahmefunktion Journal Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. wählen Sie Tools ->Optionen.

Das Dialogfeld Optionen wird angezeigt.

2. Klicken Sie auf die JBlatt Schaltfläche Optionen.

Das Dialogfeld Optionen angezeigt wird, wie in Abbildung 1, mit Kontrollkästchen für alle Arten von Aktivitäten gezeigt, die automatisch und die Namen aller Menschen, für die Aufzeichnung können Sie automatisch Transaktionen, wie zB E-Mail aufnehmen.

Abbildung 1: Das Dialogfeld Optionen.

3. Klicken Sie für diese Elemente und Dateien, die Sie automatisch möchten ein Häkchen in das Kontrollkästchen zu setzen zu erfassen und für die Kontakte, über die Sie die Informationen aufgezeichnet werden soll.

Die Liste der Menschen in der für diese Contakte Box ist die gleiche wie die Liste der Personen in Ihrer Kontaktliste. Sie können manuell Journaleinträge für Menschen zu schaffen, die nicht in Ihrer Kontakt sind Listen- im folgenden Abschnitt "Aufnehmen eines Outlook-Element im Journal manuell."

Wenn Sie Namen in Ihre Kontaktliste im Modul Kontakte hinzufügen, werden diese Namen nicht für die automatische Aufzeichnung im Journal eingestellt. Sie müssen entweder den Namen im Dialogfeld Optionen zu prüfen oder den Kontaktdatensatz zu öffnen, klicken Sie auf die Registerkarte Journal, und prüfen Sie automatisch Journaleinträge für diese Kontakte.

4. Klicken Sie auf OK.

Das Journal zeichnet automatisch die Elemente und Dateien, die Sie die Kontakte für Sie ausgewählt benannt.

Aufnahme manuell ein Outlook-Element im Journal

Wenn Sie möchten Ihre Journal nicht Unordnung, indem sie alles automatisch aufzeichnen, können Sie Elemente manuell eingeben ausgewählt - sie einfach per Drag auf das Symbol Journal. Zum Beispiel können Sie nicht jede Transaktion mit einem potenziellen Kunden zu erfassen, bis Sie sicher sind, dass Sie mit dem Kunden Geschäfte zu machen sind. Sie können dem Journal relevante E-Mail-Nachrichten ziehen und eine Aufzeichnung der ernsthafte Anfragen erhalten. Wenn Sie beginnen, tatsächlich das Geschäft mit einem neuen Kunden, können Sie die automatische Aufzeichnung einrichten.

Zum manuellen Einträge im Journal erfassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Ziehen Sie das Element, das Sie aufnehmen möchten (wie zum Beispiel eine E-Mail-Nachricht) an das Journal-Symbol.

Das Journal Entry Form erscheint (siehe Abbildung 2). Am Ende des Formulars ist ein Symbol, um das Element darstellt, die Sie aufnehmen, zusammen mit dem Namen des Elements.

Abbildung 2: Ein Journaleintrag mit einer Verknüpfung zu einer E-Mail-Nachricht in das Textfeld angebracht.

2. Geben Sie die Informationen, die Sie aufnehmen möchten.

Sie müssen nichts aufnehmen, wenn. Das Textfeld am unteren Rand des Bildschirms gibt Ihnen Raum für eine Notiz an sich selbst zu machen, wenn Sie es verwenden möchten.

3. Klicken Sie auf Save und schließen.

Das Element, das Sie aufgezeichnet wird im Journal eingetragen.

Aufzeichnen eines Dokuments im Journal

Wenn Ihr Lieblingsprogramm, wie zum Beispiel eine Zeichnung oder ein Desktop-Publishing-Programm, nicht in der Liste der Programme angezeigt, die eine automatische Einträge im Journal zu machen, ist nicht alles verloren - Sie Dokumente aus Outlook Ordner Arbeitsplatz auf die ziehen Journal Ordner Journaleinträge für die Programme "Dateien zu erstellen. Da das Journal Spur von vielen Arten von Informationen über ein anderes Dokument als Datum und Uhrzeit (wie Client, Thema, und einige Anmerkungen) halten können, können Sie das Journal verwenden Spur von Dateien, um Sie in Programme zu erstellen, die nicht Teil sind von Microsoft Office. Wenn Sie gewählt zu lassen Outlook Journaleinträge automatisch erstellen für Ihre Anwendungen Office XP, müssen Sie nicht Einträge für Office XP-Dokumente machen.

Um ein Dokument im Journal erfassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf die Weitere Verknüpfungen Trennleiste in der Outlook-Leiste.

Die Symbole in der Gruppe Weitere Verknüpfungen angezeigt, darunter das Arbeitsplatz-Symbol.

2. Klicken Sie auf das Symbol in der Outlook-Leiste.

Ihre Liste der Laufwerke angezeigt (siehe Abbildung 3).

Abbildung 3: Eine Liste der Laufwerke in Arbeitsplatz.

3. Suchen Sie das Dokument, das Sie aufnehmen möchten.

Doppelklicken Sie auf das Laufwerk, das das Dokument Sie aufnehmen möchten, enthält. Doppelklicken Sie dann auf den Ordner, in dem Sie Ihre Dokumente speichern Sie das Dokument zu finden, die Sie aufnehmen möchten. Markieren Sie es.

4. Klicken Sie auf die Outlook-Verknüpfungen Trennleiste in der Outlook-Leiste.

Die Symbole in der Outlook-Verknüpfungen Gruppe angezeigt werden, einschließlich der Journal-Symbol.

5. Ziehen Sie das Dokument auf das Symbol Journal.

Das Journal Entry Form angezeigt wird, mit einem Symbol in das Textfeld ein, die die Datei, die Sie aufnehmen.

6. Klicken Sie auf Save und schließen.

Das Dokument wird im Journal aufgezeichnet.

Der große Vorteil der Aufnahme von Dokumenten im Journal ist die Tatsache, dass Journaleinträge sind wirklich Verknüpfungen zu den Dokumenten selbst. Wenn Sie ein Dokument im Journal eingeben, haben Sie schnellen Zugriff auf die Informationen, die Sie über das Dokument gespeichert haben, und Sie sind nur einen Klick aus dem Dokument selbst entfernt. Also, wenn Sie eine nicht-Office XP-Programm verwenden, die Dateien, die nicht halten, den Überblick über viele Informationen über sich selbst schafft, ist das Journal eine großartige zentrale Lage für den Überblick über Dokumenteninformationen zu halten. Zum Beispiel, wenn Sie Bilder von einem Zeichenprogramm auf dem Computer speichern, können Sie mehr Informationen zu den einzelnen Bild als nur den Dateinamen zu speichern. Wenn Sie Journaleinträge für jede Datei erstellen, können Sie Notizen halten zu jedem Bild in dem Journal. Wenn Sie den Journaleintrag für das gewünschte Bild zu finden, doppelklicken Sie einfach auf das Symbol für das Bild. Das Programm, das Sie verwenden das Bild öffnet sich zu sehen.