Wie zu sortieren Datenlisten auf einem Feld in Excel 2013
Jede Datenliste Sie zusammen 2013 in Excel setzen wird eine Art bevorzugt haben, um die Datensätze zu halten. Sie können auf einer einzigen oder mehreren Feldern sortieren. In Abhängigkeit von der Liste, sollten Sie die Datensätze in alphabetischer Reihenfolge der Nachnamen zu sehen.
Im Falle einer Client-Datentabelle, können Sie die Datensätze alphabetisch nach Firmennamen angeordnet zu sehen. Im Falle der Liste von Mitarbeiterdaten, ist die bevorzugte Reihenfolge in numerischer Reihenfolge durch die ID-Nummer, die jedem Mitarbeiter zugewiesen, wenn er oder sie angestellt ist.
Wenn Sie zunächst Datensätze eingeben für eine neue Datenliste, die Sie nicht eingeben Zweifel sie entweder in der bevorzugten Reihenfolge oder der Reihenfolge, in der die Datensätze abrufen. Sie werden schnell feststellen, Sie haben nicht die Möglichkeit, das Hinzufügen von Folgesätzen in dieser bevorzugten Reihenfolge. Jedes Mal, wenn Sie einen neuen Datensatz, Excel Reißzwecken, die Aufzeichnung auf dem Boden der Datenbank hinzufügen, indem Sie eine neue Zeile hinzugefügt wird.
Angenommen, Sie ursprünglich eingeben, um alle Datensätze in einem Client-Datenliste in alphabetischer Reihenfolge nach dem Unternehmen, und fügen Sie dann den Datensatz für einen neuen Kunden: Pammy der Pasta Palace. Excel setzt den neuen Datensatz am Boden des Fasses - in der letzten Zeile rechts nach Zastrow and Sons - statt sie in der richtigen Position eingefügt, die irgendwo nach Acme Pet Supplies ist.
Dies ist nicht das einzige Problem, das Sie mit dem ursprünglichen Rekordauftrag haben. Selbst wenn die Datensätze in der Datenliste stabil bleiben, stellt die bevorzugte Reihenfolge lediglich die Reihenfolge Sie verwenden die meisten der ganzen Zeit. Was ist mit den Zeiten, in denen Sie die Datensätze in einem anderen, besonderen Auftrag sehen müssen?
Zum Beispiel, wenn Sie in der Regel mit einer Client-Datenliste in numerischer Reihenfolge nach Fallnummer arbeiten, können Sie stattdessen die Datensätze in alphabetischer Reihenfolge nach dem Nachnamen des Kunden, um schnell einen Client lokalisieren und in einem seiner oder ihrer Restbetrag nachschlagen sehen müssen ausdrucken.
Wenn Datensätze mit Adressetiketten für eine Massensendung zu erzeugen, möchten Sie die Datensätze in PLZ bestellen. Wenn Sie einen Bericht für Ihr Konto Vertreter Vertretung zu erzeugen, die Kunden in deren Gebiet sind, müssen Sie die Datensätze in alphabetischer Reihenfolge von Staat und vielleicht sogar von Stadt.
Zu haben, sortieren Excel richtig die Datensätze in einer Datenliste, müssen Sie die Feldwerte bestimmen die neue Reihenfolge der Datensätze angeben. (Solche Felder sind als die technisch bekannt Sortierschlüssel im Sprachgebrauch der Datenbank-Enthusiasten.) Zusätzlich müssen Sie angeben, welche Art der Bestellung Sie anhand der Informationen in diesen Feldern erstellt werden soll. Wählen Sie aus zwei möglichen Aufträge:
Aufsteigende Reihenfolge: Texteinträge werden in alphabetischer Reihenfolge von A bis Z gesetzt, Werte werden in numerischer Reihenfolge vom kleinsten zum größten gesetzt, und Daten gestellt werden, um vom ältesten bis zum neuesten.
Absteigende Reihenfolge: Dies ist das Gegenteil von alphabetischer Reihenfolge von Z bis A, numerischer Reihenfolge vom größten zum kleinsten und Daten von neu nach alt.
Wenn Sie brauchen nur auf einem bestimmten Bereich der Datenliste zu sortieren (wie die Datensatznummer, Name oder Firmenfeld), klicken Sie einfach, dass Autofilter Schaltfläche Feld ein und klicken Sie dann auf die entsprechende Sortieroption auf seine Dropdown-Liste:
Sortieren von A bis Z oder Sortieren von Z nach A in einem Textfeld
Sortieren der kleinsten zur größten oder Sortieren der größten zur kleinsten in einem Zahlenfeld
Sortieren älteste zuerst oder Sortieren Neu im Älteste in einem Datumsfeld
Excel dann Nachbestellungen alle Datensätze in der Datenliste in Übereinstimmung mit dem neuen auf- oder absteigender Reihenfolge in dem ausgewählten Feld. Wenn Sie feststellen, dass Sie die Liste in Fehler sortiert haben, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Rückgängig auf der Schnellzugriffsleiste oder drücken Sie Strg + Z sofort die Liste seiner Bestellung zurück, bevor Sie eine dieser Sortieroptionen ausgewählt.
Excel zeigt, wenn ein Feld verwendet wurde, durch Zugabe einer Aufwärts- oder Abwärtspfeil, um seine Autofilter, um die Datenliste zu sortieren. Ein Pfeil nach oben zeigt an, dass die aufsteigende Reihenfolge verwendet wurde, und ein nach unten gerichteter Pfeil zeigt an, dass die absteigende Sortierreihenfolge verwendet wurde.