Das Verständnis Aufbewahrung von Dokumenten mit Quickbooks 2011
Auch mit Quickbooks herum, oft Buchhalter fragen sich, wie lange sie die alten Berichte halten, Kopien von Rechnungen und andere Informationen Buchhaltung. Es gibt keine one-size-fits-all Antwort auf diese Frage, aber Quickbooks können Sie mit der Aufbewahrung von Dokumenten helfen. Allerdings gibt es ein paar Dinge zu denken:
Überlegen Sie, ob die andere Partei zu einer Transaktion immer die Informationen zu wollen wird. Zum Beispiel, wenn Sie chronisch mit einem Anbieter zu streiten, ob Sie eine Rechnung bezahlt haben, macht es Sinn, diesen Anbieter Rechnungen zu hängen und alle Aufzeichnungen Ihrer Zahlung so lange, wie das Argument weitergehen kann. Dies bedeutet, dass jeder Papierkram, die Lieferantenrechnungen und Zahlungen dokumentiert nicht unbedingt beibehalten werden müssen, wenn Sie nicht ein Problem haben.
Betrachten Steuerbilanzierungsvorschriften. Nach dem Gesetz (viele Menschen erkennen dies nicht), ist ein Unternehmen erforderlich Buchführung zu halten, um ihre Gewinne, Verluste, Erträge, und Abzüge an den Internal Revenue Service. Das bedeutet, dass etwas dass Sie benötigen, um Ihre Gewinne oder erhärten Elemente Ihrer Berechnungen zu berechnen sollte beibehalten werden. Es besteht jedoch eine Verjährungsfrist dass in der Regel drei Jahre ab dem Zeitpunkt läuft zuletzt die Rückkehr abgelegt. Dies bedeutet, dass in den meisten Fällen, Sie brauchen nicht zu Papierkram zu halten, die über die Rückkehr alle älter als drei Jahre ist, dass sie sich auf. Ein Wort der Vorsicht ist in Ordnung, weil ein paar Ausnahmen von dieser dreijährigen Verjährungsfrist bestehen:
Wenn Sie wirklich schlampig waren und durch Ihre Schlamperei weggelassen Bruttoeinkommen von mehr als 25 Prozent von dem, was Ihre Rückkehr zeigt, entspricht die Verjährungsfrist sechs Jahren.
Wenn keine Rückkehr eingereicht worden ist oder eine betrügerische Erklärung abgegeben wird, besteht keine Verjährung.
Betrachten Sie die alten Aufzeichnungen, die Sie in Zukunft benötigen, um ein Element für Ihre Steuererklärung zu berechnen. Diese müssen beibehalten werden. Zum Beispiel, wenn Sie vor einer Fabrik 30 Jahre gekauft, halten die Kaufdatensätze erst, nachdem Sie die Fabrik verkaufen.
Bedenken Sie, dass in einigen Branchen, andere zur Aufbewahrung von Dokumenten Regeln oder Vorschriften existieren. Zum Beispiel, wenn Sie ein Arzt sind, halten Sie Ihre alten Patientenakten - und diese Patientenabrechnungsinformationen enthalten kann - länger als nur drei Jahren. Diese anderen Dokument Aufbewahrungsregeln ändern sich je nach Branche. Finden Sie heraus, was die Regeln für die Branche sind.
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