Wie man eine tägliche Gewohnheit Kundendienst in Ihrer Nonprofit
Der Trick, um die Bereitstellung beispielhafte Kundenbetreuung für Ihre gemeinnützige ist es in wenig Möglichkeiten, die ganze Zeit zu arbeiten. Jeder Mitarbeiter und Freiwillige muss sich der Bedeutung des Kundendienstes zu sein. Hier sind fünf Schlüsselbereiche anzusprechen, wenn Sie verbessern möchten (oder halten), um Ihre Service-Levels:
Am Telefon: Sprechen Sie mit allen Mitarbeitern und Freiwilligen, wie das Telefon höflich zu beantworten und es sonst, um maximale Wirkung verwenden. Geben Sie einen Spickzettel mit Listen von Erweiterungen, Anweisungen, wie Anrufe weitergeleitet werden, und andere nützliche Informationen. Einfache Ergänzungen zu einem Gruß, wie # 147-Kann ich Ihnen helfen? # 148- oder sagen, um den Anrufer den Namen des Rezeptionistin einen freundlichen, professionellen Ton einstellen.
Machen Sie eine Regel für sich selbst alle Anrufe zurück innerhalb von 24 Stunden oder, wenn das nicht möglich ist, innerhalb einer Woche. Lassen Sie die Anrufer wissen, über Ihre Voicemail-Ansage, wenn sie erwarten können, von Ihnen zu hören. Wenn Sie eine Voicemail-System sind auswählen, stellen Sie sicher, dass es benutzerfreundlich für Ihre Anrufer.
An der Tür: Jemand muss (fröhlich), um die Tür zu öffnen. Wenn Sie in einem kleinen Büro ohne Rezeptionistin sind und die Unterbrechungen sind häufig, können Sie diese Aufgabe unter den Mitarbeitern oder Freiwilligen drehen. Wenn die Besucher einen Summer oder gehen durch ein Sicherheitssystem verwenden müssen, versuchen Sie, die Kälte dieser Erfahrung mit einem freundlichen Intercom-Gruß und einladender Empfangsbereich zu balancieren.
Vor und nach dem Verkauf oder Spende: Wenn Sie Tickets zu verkaufen, machen es einfach zu kaufen. nur Bargeld annehmen ist viel zu restriktiv. Der Bankier die Verwaltung Ihrer Business-Konto können Sie bei der Vorbereitung auf Kreditkartenbestellungen annehmen. Bedenken Sie auch Tickets über das web- eine Reihe von Web-Services unterstützen kleine Unternehmen und gemeinnützige Organisationen mit Web-Vertrieb und Online-Spenden zu verkaufen.
Wenn ein Kunde nicht mit dem Service zufrieden ist, laden die Kunden-Feedback zu geben und aufmerksam zuhören. Bieten Sie eine teilweise oder vollständige Rückerstattung. Dadurch gewinnt so Loyalität.
Mit einer Note: Halten Sie ein paar schöne Briefpapier und einen groben Entwurf eines Standard-Nachricht handlich, so dass das Schreiben Dankesschreiben einfach ist. Handschriftliche Notizen sind persönlicher und oft machen einen stärkeren Eindruck als formale, getippt Briefe oder E-Mail-Nachrichten. Jedoch Ihre Anerkennung in einer angemessenen Art und Weise auszudrücken, ist wichtiger als die Form dieser Anerkennung. Verwenden Sie E-Mail, wenn Sie es schneller erhalten können.
Wenn Ihre Organisation erhält Dinge - wie eine Theatergruppe, die Manuskripte spielen oder ein naturhistorisches Museum empfängt, die wissenschaftlichen Arbeiten zur Veröffentlichung akzeptiert - haben eine Bestätigung E-Mail bereit, dass die Eingangsposition der bestätigt und erklärt, wenn die Person, die sie einreicht, kann von Ihnen zu hören erwarten.
*In den Details: Ein altes Sprichwort schon sagt, dass der Teufel im Detail steckt, aber das ist auch, wo Sie das Herz und die Seele der Gastfreundschaft und Service. Machen Sie sich Notizen über die Interessen und Verbindung der Vorstandsmitglieder, Spender, Freiwilligen und Bestandteile. Suchen Sie nach den Namen des Boards und bedeutenden anderen Ausschussmitglieder und bereit sein, sie persönlich bei Veranstaltungen zu begrüßen und am Telefon.