Wie Sie Ihre Nonprofit Finanzsysteme zur Sicherung
Auch in einer kleinen Non-Profit-Organisation, möchten Sie vorsichtig Praktiken zu etablieren, wie Sie Geld und Finanzdokumente behandeln. Wenn Sie eine Ein-Personen-Büro haben, können alle folgenden Kontrollen zu schaffen unmöglich sein, aber Sie sollten so viele von ihnen wie möglich umzusetzen versuchen:
Shop Scheckbücher, Sparbücher, Scheckformulare, Finanzdaten und Bargeld in einer verriegelten, sicheren Ort auf.
Sichern Sie regelmäßig finanzielle Aufzeichnungen, die auf Computern zu halten, und speichern Sie eine Kopie off-site in einem sicheren Ort.
Ordnen Sie die einzelnen Funktionen des Schreibens Schecks an verschiedene Personen, Schecks Unterzeichnung, Bankkonten in Einklang zu bringen, und die stornierten Schecks überprüft, die von der Bank zurück. Wenn Sie sich für vier verschiedene Leute arrangieren können diese Aufgaben zu erfüllen, das ist großartig. Wenn nicht, vielleicht kann ein Vorstandsmitglied doppelte Kontrolle stornierten Schecks.
Geben Sie für Genauigkeit und für alles, was Sie nicht erkennen, die von Personen oder Unternehmen andere als die stornierten Schecks an Lieferanten hergestellt aus fischartig, wie Schecks sieht, an die sie geschrieben oder stornierten Schecks, die von Bankauszüge fehlen. Unterschlagung ist selten, aber möglich und unter diesen Schritten ist ein Weg, um es zu erkennen.
Erfordern zwei Unterschriften auf Schecks oder Überweisungen über einen bestimmten Betrag. Es gibt keine Standard-Menge für diese Praxis: Es hängt davon ab, was die Voraussetzungen für einen ungewöhnlich hohen Transaktion für Ihre gemeinnützige. Sie können diese Anforderung als eine interne Politik übernehmen und es als eine Möglichkeit erzwingen Bord Aufsicht über große Transaktionen zu gewährleisten.
Obwohl Ihre Bank wahrscheinlich große oder ungewöhnliche Transaktionen überwacht und kann Ihre Organisation in Verbindung, wenn es ungewöhnliche Aktivitäten auf Ihrem Konto bemerkt, nehmen in diesen Tagen einige Banken Verantwortung eine zwei Unterschrift Politik der Kunden überprüft für die Durchsetzung.
Bewahren Sie in organisierte Dateien, vorbehaltlich einer Aufbewahrung von Dokumenten / Zerstörung Politik, alle Unterlagen, die Ihre Bankdokumente gesichert. Diese Dokumente können beinhalten Personalzeitblätter, Box Office oder andere Aufzeichnungen für Tickets verkauft, Quittungen und Rechnungen. Sie können sie als elektronische Dokumente zu scannen und zu halten, wenn Sie es wünschen. Wenn Sie dies tun, sichern Sie die Dateien und sorgfältig zu schützen Passwörter.
Halten Sie eine detaillierte Liste aller Möbel oder Geräte, die Sie kaufen oder als Spenden erhalten (einschließlich Computer) und stellt fest, das Datum wurden sie erworben oder geliefert werden und deren Wert.
Blaue Avocado eine hilfreiche Artikel veröffentlicht, # 147-Treasurer von All-Freiwilligen-Organisationen: Acht Ihre Aufgaben # 148;.