Zehn Projektmanagement Pitfalls und wie man sie vermeidet

ein Projekt zu managen ist schwierig. Scope, Ressourcen, Erwartungen, Zeitpläne und Budgets ändern sich ständig. Obwohl Microsoft Project können Sie mit der Mechanik der Organisation, der Planung helfen, und ein Projekt-Tracking, kann es nicht helfen, alle Gefahren im Projektmanagement zu verhindern. Hier ist ein Blick auf zehn der häufigsten Fallen und Tipps, wie sie zu vermeiden.

Starten Sie zu klein

Um auf dem rechten Fuß in einem neuen Projekt beginnen, indem Sie auf das große Bild reflektiert und arbeiten Sie sich bis in die Details systematisch. Sie haben den Zweck, zu verstehen, die Ziele und die strategische Bedeutung des Projekts, bevor Sie in die detaillierte Aufgaben tauchen, die notwendig sind, um das Projekt abzuschließen.

Beginnen Sie, indem Sie diese Fragen stellen: Sollte das Projekt durch lieferbar organisiert werden? Durch Phase? Durch die Geographie? Durch die Art der Technologie? Denken Sie über die Auswirkungen des Projekts in jedem dieser Wege zu organisieren. Ein bestimmen Sie, wie Sie das Projekt zu organisieren, möchten Sie Ihre Projektstrukturplan (PSP) beginnen kann. Wenn Sie es von Phase zu organisieren, wobei jede Phase des Projekts in der obersten Ebene des WBS- reflektiert, wenn Sie entscheiden, dass Leistungen einen besseren Weg sind, das Projekt zu organisieren, sind diejenigen, die oberste Ebene. Sobald Ihr Top-Level aufgebaut ist, können Sie beginnen, die Top-Level in detailliertere Arbeitspakete und von Arbeitspaketen in Aufgaben zu zersetzen.

Fehler Ihre Annahmen zu decken

Sie konnten kein Projekt ohne einige Annahmen planen. Machen Annahmen ist kein Problem, aber zu glauben, dass andere Leute wissen - oder sogar teilen - Ihre Annahmen ist ein Problem.

Jedes Mal, wenn Sie ein neues Projekt beginnen, erstellen Sie eine Annahme log - entweder in einer Excel-Tabelle oder als Word-Tabelle. Dokumentieren Sie die Annahme, geben Sie die Frist für die Validierung es, und fügen Sie ein Feld für Kommentare. Es ist sehr einfach, aber es wird sichergestellt, dass alle unter dem gleichen Satz von Annahmen arbeitet.

Fügen Sie die Annahme in den Notes-Abschnitt der Aufgaben, die von der Annahme, betroffen.

Behandeln Sie Ihr Projekt als einzige VIP (Very Important Project)

Ihr Projekt ist wichtig, in der Tat zu Sie-, kann es der wichtigste Aspekt Ihrer Arbeit sein. Es ist vielleicht nicht so wichtig für alle anderen, aber sein. Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, viele laufende Projekte hat, ist Ihnen wahrscheinlich nicht die Nummer 1 Priorität. Jedes Mal, wenn Ressourcen aus dem Projekt gezogen werden auf einem anderen zu helfen, bringen Sie einfach auf den Zeitplan und überarbeiten Sie Ihren Plan, die Arbeit abzuschließen. Möglicherweise müssen Sie die Basislinie zu überarbeiten oder sogar eine neue erstellen.

Glauben Sie, dass die Verfügbarkeit ist eine Fähigkeit, Set

Wenn Sie arbeiten, tief im Inneren des Projekts und zu versuchen, die Verfügbarkeit von Ressourcen mit der Arbeit zu balancieren, die abgeschlossen werden müssen, ist die einfachste Strategie für die erste nicht zugewiesene oder underallocated, Ressourcen zu suchen und diese Person zu einer Aufgabe zuweisen. Das Problem ist, dass die nicht zugewiesenen Ressource nicht die Fähigkeiten haben, kann die Arbeit zu tun. Die Position einer Mitarbeiter in der IT-Abteilung, zum Beispiel garantiert nicht, oder sogar bedeuten, dass er eine Datenbank oder Architekten ein System aufbauen können. Identifizieren Sie die notwendigen Fähigkeiten, um die Arbeit zu vollenden, und identifizieren Sie die Fähigkeiten der verfügbaren Ressourcen. Sie können sogar Geschick brauchen, um zu identifizieren Ebenen, wie Entry-Level, midlevel und Experte.

Abonnieren Sie den Mythos der unbegrenzten Ressourcen

Wenn Sie sich nicht die Mühe in, und die Dauer der Berechnung, jede Aufgabe, laufen Sie Gefahr, zu viel Arbeit zu einer einzigen Ressource zuweisen. In den meisten Fällen Ressourcen werden nicht für Projekte in Vollzeit gewidmet. Viele Ressourcen arbeiten in einem Matrix organisations sie arbeiten an mehreren Projekten, oder sie tun Projektarbeit.

Wenn Sie feststellen, nicht, wie lange Ressourcen auf dem Projekt verbringen müssen und die Arbeit dementsprechend Ebene stellen Sie eine unangenehme Überraschung, wenn das Projekt hinkt, weil seine Ressourcen nicht zu 100 Prozent engagiert sind oder weil Sie haben sie überlastete.

Verlassen Sie sich auf unrealistische Schätzungen

Als Projektmanager, verlassen Sie sich auf Teammitglieder genaue Kosten und Dauer Schätzungen ihrer Arbeit zur Verfügung zu stellen. Schließlich können Sie nicht ein Experte in allen Bereichen sein. Da Sie jedoch für den Zeitplan und Budget, das Sie noch gehalten sind zur Rechenschaft zu entwickeln, sollten Sie verstehen, wie sich die Schätzungen entwickelt wurden und dann das entsprechende Schätzverfahren zu überprüfen.

Im Abschnitt Hinweise dokumentieren die Grundlage von Schätzungen und die eine Schätzung Annahmen zu entwickeln, um den Überblick über die Variablen, die mit der Schätzung im Zusammenhang halten.

Vergessen Sie für Murphys Gesetz vorzubereiten

Ein Projektmanager hat eine can-do Haltung. Als in der Business-Probleme zu lösen und die Ergebnisse zu liefern, bedeutet jedoch nicht, dass Sie blind optimistisch über Projekte zu leisten. Liefern pünktlich und innerhalb des Budgets hängt zum Teil von für die Notfallreserve Festlegung sowohl der Zeitplan und das Budget. Sie können Reserve für einzelne Aufgaben schaffen, die von Natur aus riskant sind und ein Gesamtprojekt Reserve eingestellt. Für einfachere Projekte, ist eine Reserve von 10 Prozent ausreichend. Für Spitzentechnologie, können Sie eine 50-prozentige Reserve oder mehr benötigen.

Erliegen Sie treffen Wahnsinn

Die Nummer 1 Hindernis für Erledigung von Aufgaben ist zweifellos die Sitzung. Sie können Werktage erinnern, wo Sie von einem Meeting zum nächsten geschubst, nur das Ende des Tages zu erreichen und erkennen, dass Sie alle Ihre eigene Arbeit zu vervollständigen fehlgeschlagen. Sie haben wahrscheinlich nicht brauchen, um alle von ihnen besuchen - oder, wenn sie zumindest hatte effektiver laufen, sie in der Hälfte der Zeit geschlossen haben könnte.

Stoppen Sie die Sitzung Wahnsinn! Planen Sie Meetings - auch wöchentliche Status-Meetings - nur bei Bedarf. Experiment von Teamsitzungen alle zwei Wochen halten oder die Durchführung one-on-one Meetings mit einzelnen Teammitglieder.

Wenn ein bestimmtes Thema auf der Tagesordnung einer Eingabe von einem Beteiligten erfordert, laden diese Person nur, dass ein Teil der Sitzung teilnehmen und dann zur Arbeit zurückzukehren entschuldigt werden.

Vergessen Sie, dass es nur ein Modell

Nachdem Sie wissen, wie eine effektive Zeitplan mithilfe von Project zu erstellen, nicht zu verwechseln mit den Zeitplan für die Realität. Der Zeitplan ist einfach ein Modell- die Informationen, die zum Zeitpunkt der Wirklichkeit, gegeben. Informationen, Annahmen, Schätzungen und Ressourcen, um alle Veränderungen, Risiken und Probleme sind immer präsent, und natürlich der Umfang der Projektänderungen. Deshalb, sobald Sie die Projekt-Baseline, ist es wahrscheinlich veraltet.

Geben Sie Ihr Bestes, natürlich, das Modell mit den neuesten Informationen zu aktualisieren, aber denken Sie daran, dass einfach der Planung eines Ereignisses garantiert nicht, dass es dazu kommen wird.

Unter Berufung auf Wunder

Wenn Sie nicht herausfinden können, wie man eine Frist die Ressourcen und die von Ihnen eingegebenen Daten in Projekt gegeben gerecht zu werden, ist es unwahrscheinlich, dass die Frist einzuhalten. In der Tat kann Projekt helfen, die Probleme, die in einem aggressiven Liefertermin mitzuteilen. Sie können die Akteure den Zeitplan zeigen und sie bitten, um zu ermitteln, wie die Erledigung von Aufgaben zu beschleunigen. In einigen Fällen können die Akteure relevanten Informationen, die Sie in anderen Fällen beenden sooner- hilft sie aber, das Projekt zu einem bestimmten Datum gemacht wollen, aber es gibt keinen vernünftigen Weg, um die Fälligkeit zu erfüllen.

Wenn Sie eine unrealistische Frist stellen, erfüllen sie so gut Sie können. Wird die Frist einfach unmöglich ist jedoch anerkennen es. Sie können Projekt verwenden für alternative Ansätze zur Erreichung der Projektergebnisse zu suchen - wenn Sie es nicht Zeit, zu komprimieren, verwenden können.