Wie eine Empfängerliste in Word 2013 zu erstellen
Sofern Sie nicht bereits Empfängerlisten erstellt und gespeichert in Word 2013 haben, müssen Sie ein von Grund auf neu zu machen. Dieser Prozess beinhaltet die Liste der Einrichtung, das Entfernen nicht benötigter Felder, die Word annoyingly vorwählt für Sie, und fügte hinzu, die Felder, die Sie wirklich brauchen, und schließlich in der Liste zu füllen. Es ist ziemlich beteiligt, folgen so eng zusammen.
Gehen Sie wie folgt vor, um eine neue Empfängerliste zu erstellen:
Erstellen und das Hauptdokument speichern.
die Empfängerliste anlegen funktioniert auf die gleiche, egal welche Art von Seriendruck-Dokument Sie erstellt.
Auf der Registerkarte Mailings, im Start-Gruppe E-Mail Merge, wählen Wählen Sie eine neue Liste Empfänger-Typ.
Wenn diese Option nicht verfügbar ist, haben Sie nicht richtig das Hauptdokument erstellt. Ansonsten sehen Sie die neue Dialogfeld Adressliste.
Wort geht davon aus, dass Sie ein Dutzend oder so Felder für den Seriendruck benötigen, die dumm ist, weil es mehr als Sie benötigen. Also die nächsten Schritte entfernt die überschüssigen Felder und ersetzt sie durch die Felder Ihr Dokument erfordert.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Spalten anpassen.
Die Adressliste anpassen Dialogfeld angezeigt wird, zeigt Felder, die Word vorausgesetzt, dass Sie benötigen. Eine solche Dummheit kann nicht toleriert werden.
Wählen Sie ein Feld, das Sie unterlassen Sie brauchen.
Klicken Sie mit der Maus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
Klicken Sie auf Ja im Dialogfeld zur Bestätigung.
Die Tastenkombination für die Schaltfläche Ja ist die Y-Taste. Oh, und die Tastenkombination für die Schaltfläche Löschen (siehe Schritt 5) ist D. Typing D und dann Y löscht das ausgewählte Feld.
Wiederholen Sie die Schritte 4 bis 6 für jedes Feld, das Sie nicht brauchen.
Nachdem die überschüssigen Felder zu entfernen, der nächste Schritt besteht darin, die Felder, die Sie hinzufügen müssen - falls vorhanden.
Ob es im Nachrichtentext angezeigt wird oder nicht, müssen Sie die E-Mail-Addresse Feld, wenn Sie eine E-Mail-Nachricht sind verschmelzen. Word verwendet dieses Feld, so dass er weiß, wo die Nachricht zu senden. Sie nicht das Feld zu löschen!
Anstatt alle Felder löschen, können Sie einige Felder umbenennen zu entsprechen, was Sie benötigen: Wählen Sie ein Feld und auf die Schaltfläche Umbenennen klicken.
Um ein Feld hinzuzufügen, die in Ihrem Dokument benötigt wird, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
Die Teeny-Feld hinzufügen Dialogfeld knallt in Sicht.
Geben Sie den Feldnamen und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
Nennen Sie das Feld, um die Art von Informationen in it- zum Beispiel zu reflektieren, Haifisch-Biss-Standort.
Keine zwei Felder können den gleichen Namen haben.
Feldnamen können Leerzeichen enthalten, kann aber nicht mit einem Leerzeichen beginnen.
Feldnamen können sehr lang sein, wenn auch kürzer am besten ist.
Die folgenden Zeichen werden in einem Feldnamen untersagt: . ! `[].
Wiederholen Sie die Schritte 8 und 9 für jedes neue Feld, das Sie im Hauptdokument benötigen.
Wenn Sie fertig sind, überprüfen Sie die Liste. Es sollte mit der Liste aller CAPS Felder im Dokument übereinstimmen (wenn Sie sie erstellen möchten). Keine Sorge, wenn es nicht - Sie Felder später hinzufügen können, wenn es mehr Zeit in Anspruch nimmt.
Klicken Sie auf OK.
Sie sehen nun kundenspezifische Felder als Spaltenüberschriften in der neuen Dialogfeld Adressliste angezeigt.
Im letzten Satz von Schritten, füllen Sie in der Empfängerliste. Sie müssen Eingang Aufzeichnungen, eine für jedes Dokument, das Sie erstellen möchten:
Geben Sie den ersten Datensatz der Daten.
Geben Sie die Informationen, die in der neuen Dialogfeld Adressliste zu jedem Feld angezeigt angemessen ist: Name, Titel, bösen Spitznamen, der Planet der Herkunft, und so weiter.
Drücken Sie die Tabulatortaste in das nächste Feld zu gelangen.
Nachdem im letzten Feld ausfüllen, werden Sie wahrscheinlich einen anderen Datensatz hinzufügen möchten:
Um einen neuen Datensatz hinzuzufügen, drücken Sie die Tab-Taste, nachdem im letzten Feld eingeben.
Wenn Sie die Tab-Taste im letzten Feld in einem Datensatz drücken, wird ein neuer Datensatz automatisch in der nächsten Zeile erstellt und hinzugefügt. Halten Sie in Daten füllen!
Überprüfen Sie Ihre Arbeit, wenn Sie fertig sind.
Sie können durch die Auswahl mit der Maus ein beliebiges Feld in Datensatz bearbeiten.
Wenn Sie versehentlich einen leeren Datensatz am Ende der Liste hinzuzufügen, klicken Sie, um es auszuwählen und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Eintrag löschen. Sie tun dies, weil leere Datensätze noch in einem Seriendruck verarbeitet werden, was zu einer Verschwendung von Papier führen kann.
Klicken Sie auf OK.
Die Adressliste speichern Dialogfeld erscheint, in dem Sie die Empfängerliste zu speichern.
Die Empfängerlisten wohnen in dem Ordner mit dem Namen meiner Datenquellen, in den Dokumenten oder Ordner Eigene Dateien gefunden. Wort wählt automatisch (oder erstellt) diesen Ordner.
Geben Sie einen Namen für die Adressliste.
Beschreibende Namen sind am besten. Immerhin könnten Sie noch einmal die gleiche Empfängerliste verwenden.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Sie kehren in das Dokument.
Der nächste Schritt in Ihrem E-Mail-merge Qual ist es, die Felder aus der Empfängerliste in das Hauptdokument zu rühren.