Vereinfachen Journaling mit EDV-gestützte Buchhaltung
Wenn Sie mit einem EDV-Buchhaltung-Software-Paket arbeiten, geben Sie eine Transaktion nur einmal, die stark Ihre Buchhaltung Journaling vereinfacht. Alle Details, die normalerweise muss in einer der Zeitschriftenseiten eingegeben werden, einer der Hauptbuchkonten und Kunden, Lieferanten und andere Konten werden automatisch gebucht.
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Der Prozess der Buchung zuerst in die Journale und dann in das Hauptbuch und individuelle Kunden- oder Lieferantenkonten kann sehr zeitaufwendig sein. Zum Glück, heute die meisten Unternehmen verwenden EDV-Buchhaltung-Software, so dass die gleiche Information muss nicht so oft eingegeben werden. Der Computer macht die Arbeit für Sie.
Die Methode, mit der Sie zunächst Ihre Transaktion eingeben variiert in Abhängigkeit von der Art der Transaktion. Um Ihnen zu zeigen, was bei der Herstellung von Einträgen in ein EDV-Buchhaltungssystem beteiligt ist, zeigen die folgenden Zahlen einen Eintrag jedes aus der Einzahlungen Zeitschrift, die Barauszahlungen Zeitschrift, und die Verkaufs Zeitschrift.
Die Eingabe Einzahlungen Informationen
Wie Sie im ersten Bild sehen können, die Zahlung von S. Smith geben, alles, was Sie tun müssen, ist Art # 147-S. Smith # 148- im Feld mit der Bezeichnung # 147-erhalten von. # 148- Alle ausstehenden Rechnungen dann erscheinen. Sie können die Rechnungen ein Häkchen setzen neben der Zahlungsmethode angeben, zu zahlen ist (in diesem Fall, einen Scheck), geben Sie die Kontrollnummer, und drücken Sie # 147-Speichern und schließen # 148.
Wenn Sie ein Softwarepaket verwenden, um Ihre Einzahlungen zu verfolgen, werden die folgenden Konten automatisch aktualisiert:
Das Cash-Konto wird die entsprechende Betrag belastet.
Das Debitorenkonto wird die entsprechende Betrag gutgeschrieben.
Der entsprechende Kundenkonto wird die entsprechende Betrag gutgeschrieben.
Das ist viel einfacher als die Transaktion an den Einzahlungen Journal Hinzufügen Schließen der Zeitschrift am Ende des Monats aus und fügte hinzu, die Transaktionen auf den Konten von den Kasseneinnahmen belastet, und dann (endlich!) Schließen der Bücher aus.
Eingeben von Barzahlungen Informationen
Barauszahlungen sind sogar noch einfacher als Bareinnahmen, wenn Sie ein EDV-System auf Ihrer Seite haben. Zum Beispiel, wenn Rechnungen (siehe nächstes Bild) zu bezahlen, alles, was Sie tun müssen, ist auf die Rechnung gehen Bildschirm für die Quickbooks zu bezahlen. In diesem Beispiel alle Rechnungen März aufgeführt, so alles, was Sie tun müssen, um die Rechnungen zu wählen, den Sie zahlen möchten, und das System stellt automatisch die Zahlungen in Bewegung.
Die Rechnung zahlen Vergünstigungen dieses Systems sind:
Die Kontrolle erfolgt automatisch durch die Software-Paket gedruckt werden.
Jeder der Kreditorenkonten werden aktualisiert, um anzuzeigen, dass die Zahlung erfolgt ist.
Der Kreditorenkonto wird die entsprechende Menge für Ihre Transaktion belastet, die den fälligen Betrag an Lieferanten ab.
Das Cash-Konto wird die entsprechende Menge für Ihre Transaktion gutgeschrieben, die die Menge an Bargeld zur Verfügung verringert (weil es für die Verwendung ausgewiesen wird entsprechende Rechnungen zu bezahlen).
Eingeben von Verkaufsinformationen
Wenn Sie die erforderlichen Einträge in Ihr EDV-Buchhaltungssystem für die Informationen machen, die normalerweise in einem Verkaufs Journal gefunden werden würde (zum Beispiel, wenn ein Kunde für Ihr Produkt auf Kredit bezahlt), können Sie automatisch eine Rechnung für den Kauf erstellen. Das nächste Bild zeigt, was diese Rechnung aussieht, wenn durch eine EDV-gestützte Buchhaltung System generiert.
Hinzufügen des Kundennamen in das Feld markiert # 147-Kunden # 148- füllt automatisch alle notwendigen Kundeninformationen. Das Datum erscheint automatisch, und das System vergibt eine Kundenrechnungsnummer. Sie haben die Menge hinzuzufügen und die Art des Produktes in die gekauft wählen # 147-Item Code # 148- Abschnitt, und der Rest der Rechnung wird automatisch berechnet. Wenn die Rechnung endgültig ist, können Sie es ausdrucken und senden an den Kunden aus.
Das vorhergehende Bild zeigt keine Umsatzsteuern, aber diese Information ist leicht zu berechnen und von dem System hinzugefügt. Wenn Umsatzsteuern in der Kundeninformation angegeben sind, werden diese Zahlen automatisch berechnet.
Das Ausfüllen der Rechnung in das Abrechnungssystem aktualisiert auch die betroffenen Konten:
Das Debitorenkonto den entsprechenden Betrag belastet, die den fälligen Betrag von Kunden um diesen Betrag erhöht.
Der Verkaufskonto wird die entsprechende Betrag gutgeschrieben, der den Umsatz um diesen Betrag erhalten erhöht.
Die Rechnung wird hinzugefügt, um die ausstehenden Rechnungen des Kunden, so dass, wenn der Kunde eine Zahlung leistet, der ausstehende Rechnung über die Zahlung Bildschirm erscheint.