Planen Communications Management-Tools sollten Sie für die PMP-Zertifizierung Prüfung wissen

effektiv, das Wort heraus bekommen bedeutet, dass Ihr Publikum und Ihre Umgebung zu analysieren. Zusätzlich wird für die PMP-Zertifizierung Prüfung, wollen Sie die effektivste Methode der Kommunikation für Ihr Projekt auszuwählen.

Die Kommunikation der Anforderungsanalyse

Wie Sie das Stakeholder-Management-Register zu überprüfen, vergleichen sie gegen die Infrastruktur Ihres Unternehmens und Vermögenswerte zu helfen, die beste Kommunikationsansatz zu bestimmen. Vielleicht haben Sie auch bei Ihrem Projekt und die Firma Organigramme zu suchen. Analysieren Sie, welche Informationen intern und welche Informationen muss außerhalb der Organisation zu gehen. Sehen Sie sich auch, ob die Beteiligten an einem Standort oder viele Standorte sind.

Je mehr Menschen Sie kommunizieren mit, die mehr Gelegenheit gibt für Fehlkommunikation ist. Ein mathematisches Modell zeigt die Beziehung zwischen der Anzahl der Personen und die Anzahl der Kommunikationskanäle (bzw. Pfade):

(N (n- 1)) / 2

woher n ist die Anzahl der Personen.

Sehen Sie, wie diese heraus spielt. Wenn Sie fünf Leute haben, ist hier, wie die Anzahl der Kommunikationskanäle zu berechnen Sie haben:

(5 (5 - 1)) / 2 = 10

Nun sehen, was passiert, wenn man drei weitere Personen hinzuzufügen. Man könnte denken, dass Sie drei weitere Kanäle, oder sogar sechs weitere Kanäle. Sie haben jedoch tatsächlich 18 weitere Kommunikationskanäle!

Die Gleichung ist jetzt

(8 (8-1)) / 2 = 28

Denken Sie an es auf diese Weise: Es gibt 28 Möglichkeiten für die Menschen, die Informationen zu interpretieren - und das bedeutet, 28 Möglichkeiten für Ihre Nachricht falsch interpretiert zu werden. In vier weiteren Personen im Team, und diese Zahl steigt auf 66! Die Kommunikation muss effektiv und effizient sein!

Technologie

Die Technologie, die Sie zur Verfügung haben, ist eines jener Unternehmen Umweltfaktoren (EEFS) Sie zu berücksichtigen, vor allem, wenn Sie ein Team mit internen Teammitglieder und externe Auftragnehmer haben. Bedenken Sie auch, ob die Menschen sind zentral gelegen oder geografisch verteilt. Hier sind einige technologische Faktoren, die Ihre Kommunikationsplan prägen werden.

• Dringlichkeit: Bestimmen Sie, ob die Beteiligten müssen Informationen sofort oder warten. Wenn Sie auf einem Bauprojekt in einer gefährlichen Umgebung, wie zum Beispiel einem Gebiet anfällig für Hurrikane oder Tornados arbeiten, müssen Sie die Möglichkeit, mit der Baustelle zu kommunizieren sofort und die Arbeiter, die betroffen sein könnten.

• Technologie Verfügbarkeit: Beurteilen Sie, ob Ihre Organisation die Technologie und die Systeme verfügt, Ihre Kommunikationsstrategie zu unterstützen. Ein Projekt, das einen Teil des Personals für den Remotezugriff für mehrere Tage benötigt würde erfordern, die Mitarbeiter-Laptops haben. Wenn sie in der Regel im Büro Vollzeit und nur Desktop-Computer haben, sollten Sie die Sache im Voraus.

• Einfachheit: Sie können eine wirklich coole Website für die Kommunikation mit Ihrem Team. Es könnte Dokumentenspeicherung, Messaging-Fähigkeit, Versionskontrolle und alle möglichen ordentlich Funktionalität haben, aber wenn es dem Publikum nicht intuitiv und einfach zu bedienen, niemand wird es zu benutzen. Wenn es um Kommunikation geht, denken Sie daran: Halten Sie es einfach!

• Erwartete Personal: Überprüfen Sie, dass jeder die gleiche Plattform oder den gleichen Zugang zu Informationen hat. Dies ist besonders relevant, wenn sie mit Auftragnehmer arbeiten, die auf eine ganz andere Technologie-Plattform funktionieren könnte. Zum Beispiel, sagen Sie eine Marketing-Firma für einen Teil Ihrer projekt- mieten, die Firma nutzt Apple-Computern, aber Ihr Unternehmen verwendet PCs. Staffing Ihr Projekt mit Mitgliedern aus der Marketing-Firma Auswirkungen Projektkommunikation.

• Dauer: Für Projekte, die zu drei Jahren oder länger sind, können Sie zumindest einige Ihrer Kommunikationstechnologie Wechsel rechnen. Sie wissen vielleicht nicht, wie es wird sich ändern, aber es wäre klug, dass im Auge zu behalten. Mit Smartphones und Tablet-Computer schnell mit neuen Anwendungen entwickelt, die Vorhersage, wie die Menschen in der Zukunft kommunizieren wird, ist schwer!

• Projektumgebung: Die Umwelt kann so einfach sein wie ein Teil des Teams virtuell sein, oder es kann in verschiedenen Zeitzonen, Länder oder sogar extreme geografische Standorte, wie in den Polarkreis oder der Mojave-Wüste komplexere Faktoren wie Teammitglieder können besichtigt werden.

Kommunikationsmodelle

Die PMP-Prüfung verwendet ein Standard-Sender-Empfänger-Kommunikationsmodell.

• Absender: Wer vermittelt eine Botschaft und ist dafür verantwortlich, dass der Inhalt klar und vollständig sind. Der Sender ist auch verantwortlich für die Bestätigung, dass der Empfänger die Nachricht richtig versteht.

• Codierung: Übersetzen von Ideen in die Sprache, in der Regel schriftliche oder mündliche Sprache.

• Nachricht: Der Ausgang der Codierung.

• Mittel: Die Mittel, um die Botschaft zu übermitteln. Manchmal wird das Medium bezeichnet als Kanal.

• Lärm: Alles, was mit der Übertragung der Nachricht stört, einschließlich statisch, Ablenkungen, Vorurteile und Stereotypen, kulturelle Normen, Fehlfunktionen Sendeanlagen, oder alles, was ein Hindernis für eine erfolgreiche Übertragung verschlechtert oder verursacht.

• Dekodierung: Die Übersetzung der Nachricht in sinnvolle Gedanken und Ideen.

• Empfänger: Der Empfänger der Nachricht, verantwortlich für die Decodierung der Nachricht und Feedback. Der Empfänger ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die gesamte Nachricht empfangen und verstanden wird durch eine Nachricht an den Absender, dass Förder kodieren zurück.

• Bestätigen: Bestätigung des Eingangs der Informationen. Die Empfangsbescheinigung bedeutet nicht Zustimmung, sondern nur den Eingang.

• Feedback / Reaktion: Nachdem die Kommunikation empfangen und verstanden wurde, kann der Empfänger eine Nachricht mit Gedanken und Ideen über die Nachricht zu senden.

Kommunikationsmethoden

Kommunikationsmethoden umfassen Push, Pull und interaktive Kommunikation:

• Drücken: Mitteilung gesendet an Empfänger, bestehend aus einem Sender, Medium und Botschaft. Es muss nicht unbedingt der Empfänger zum Decodieren erreichen. Dazu gehören Memos, E-Mails, Berichte, Voice-Mail, und so weiter.

• Ziehen: Informationen durch den Empfänger gesucht. Mit anderen Worten, sucht der Empfänger aktiv für die Informationen. Dies kann ein Teammitglied zu einem Intranet gehen Kommunikationspolitik oder Vorlagen zu finden, die Suche im Internet ausgeführt wird, und mit Online-Repositories.

• Interactive: Sender und Empfänger den Austausch von Informationen. Dies geschieht im Gespräch, Telefonate, Besprechungen und dergleichen. Dies ist die effektivste Form der Kommunikation.

Die häufigste Form der interaktiven Kommunikation ist Meetings. Teams haben Treffen zu planen, zu kommunizieren Status, Probleme zu lösen, Entscheidungen zu treffen, sammeln Erfahrungen und für eine Vielzahl von anderen Gründen.