Die wichtigsten Projektmanagement Checklisten - die wirklichen Top-Positionen - fallen unter drei Überschriften: Kick Off, Projektplanung und Projektsteuerung. Dies sind die Listen, die Sie benötigen, um abzuschließen, bevor ein Projekt grünes Licht zu bekommen. Sie gehen wie folgt aus.
Anstoß
Die drei Dokumente in Kick-Off arbeiten die Idee für ein Projekt von einer einseitigen Übersicht einem Umriss Charta auf. Sie fügen näher an jedem Punkt, wenn Sie festgestellt haben, dass das Projekt voran wert ist.
Die Idee: Eine einseitige Übersicht über die Grundlagen der Idee für das Projekt.
Die Empfehlung: Typischerweise fünf vor zehn Seiten Papier, Optionen zu erkunden, empfiehlt man, nicht zu empfehlen, gehen Sie vor, nachdem alle, oder vielleicht empfehlen, dass, während die Arbeit getan werden sollte, ist es nicht ein Projekt braucht, es zu tun.
Die Outline-Charta: Okay, es sieht wie ein tragfähiges Projekt jetzt. Die Outline-Charta legt den Umfang nach unten und einen Überblick Business Case und wird mit Projektkompetenz entwickelt, nicht nur Business-Know-how.
Projektplanung
Wenn die Manager die Gesamtleitung des Projekts und deren Vorbereitung, die Projektsteuerungsgruppe (PSG), die Kontur annimmt, ist es Zeit, das Projekt selbst zu starten, und das beginnt mit der Planung. Hier finden Sie einige wichtige Dokumente hier für die Projektgenehmigung benötigen und dann die Kontrolle. Drei wichtige Planungsunterlagen vorhanden sind, aber die zweite - die Projektmanagement-Plan - enthält schon einige andere Pläne.
Projektauftrag: Die strategische Sicht des Projektes. Dies wird in ganz beibehalten werden. Unter anderem enthält es den Umfang Aussage zu sagen, was das Projekt ist, die Ziele, und, besonders wichtig, die volle Business Case.
Projektmanagementplan (PMP): Die taktische Ansicht, wie Sie das Projekt verwalten werde. Sie werden einige oder alle der folgenden Voraussetzungen:
Projektplan: Mit dem Produkt, Aktivität und Ressourcenpläne und auch das Budget.
Risikoplan: Wie werden Sie Risiko für das Projekt zu steuern, einschließlich der Berichterstattung.
Qualitätsplan: Das Qualitätsniveau erreicht werden können, und wie Sie es erreichen.
Kommunikationsplan: Welche Informationen werden benötigt, und wie sie kommuniziert werden.
Stakeholder-Plan: Wenn Sie eine erhebliche Menge an Stakeholder-Management zu tun haben, wie Sie es tun.
Beschaffungsplan: Wenn Ihr Projekt wird eine erhebliche Menge an Beschaffung beinhalten. Das zeigt, was gekauft wird, und wenn, einschließlich Vorlaufzeiten.
Weitere Kontrollen: Die Einzelheiten von anderen Steuerungen verwendet werden, nicht in den anderen Plänen in der PMP abgedeckt.
Phasenplan: Der Plan für die erste Lieferstufe so können Sie im Voraus sofort bewegen, wenn die Charta und PMP zugelassen sind.
Projektsteuerung
Während der Lieferstufen, die Abschlussphase und die Evaluierung des Projekts, müssen Sie einige weitere Unterlagen. Diese Checkliste ist es, Ihnen zu helfen durch denken, was Sie brauchen, und vielleicht das, was Sie nicht brauchen.
Stufe Fortschrittsbericht: Für den Projektmanager Fortschritt der Lenkungsgruppe zu berichten, was möglicherweise zu anderen, wie Organisationsleiter und Projektmanager aller Schnittstellen Projekte kopiert.
Team-Fortschrittsbericht: Wo Sie ein Projekt mit mehreren Teams zu arbeiten haben, werden die Teamleiter müssen den Projektmanager über die Fortschritte bei ihrer aktuellen Arbeitsaufgaben zu informieren.
Stufe Abschlussmeldung: Produziert am Ende jeder Stufe wird dieser Bericht von der Projekt-Manager verwendet, um die Projektsteuerungsgruppe zu informieren, wie die Bühne ging. Also, was war die letzte Zeit und Kosten? Gab es irgendwelche Probleme, die Zukunft Stufen beeinflussen? Dieser Bericht kann als eine Präsentation auf der Stage Gate gegeben werden.
Projektabschlussbericht: Produziert von dem Projektmanager am Ende des Projekts, berichtet er, wie das ganze Projekt ging. Es sollte auch keine Lektionen erfassen während des Projekts gelernt, gut und schlecht, dass der Wert für zukünftige Projekte sein kann.
Projektevaluierungsbericht: Produziert nach dem Ende des Projekts setzt diese nach unten Informationen über Leistungen Realisierung (was die tatsächlichen Vorteile wurden im Vergleich zu dem, was erwartet wurde, wenn das Projekt gestartet wird) und die Eignung der Projektleistungen nach einer anfänglichen Nutzungsdauer.
Projekt Ausgabe (oder Projekt Memo): Eine Kommunikation von jedem im Projekt an den Projektmanager, aber Sie können wählen, um sie für die schriftliche Kommunikation zwischen dem Projektmanager und der Lenkungsgruppe zu verwenden.
Arbeitspaket: Ein Arbeitsauftrag zu einem Team Leader von einem Projektmanager gegeben. Er legt auf, was Arbeit zu tun ist und wie. Ein Projektteam wird in einem Lieferstufe durch eine oder mehrere Arbeitspakete arbeiten.
Rechtfertigend Ihr Projekt
Das Projektmanagement-Checkliste hilft Ihnen, die Rechtfertigung für Ihr Projekt überprüfen und so die Grundlage für eine solide Business Case erzeugen. Es ist einfach, über die Vorteile zu konzentriert zu sein, oder auch ein bestimmtes Maß an finanziellen Vorteile, wenn Sie daran denken, ob ein Projekt gerechtfertigt ist oder nicht.
Während jedoch die Vorteile Geschäft erzielen die häufigste Projekt Rechtfertigung ist, ist es nicht der einzige. Werfen Sie einen Blick auf diese Liste Ihr Projekt zu überprüfen.
Vorteile: Okay, die häufigste Begründung zuerst. Das Projekt wird mit Geschäftsvorteile zurückzahlen, die die Kosten und Aufwand bei der Durchführung des Projekts beteiligt wiegen.
Beachtung: Sie haben das Projekt auszuführen, ob es Vorteile sind oder nicht. Das könnte die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen oder so etwas wie eine Zentrale Anweisung sein, dass "Alle regionalen Büros ein Projekt ausgeführt wird. . . '
Aktivieren: Das Projekt selbst wird nicht Vorteile bringen, aber es wird etwas geschaffen, die andere Projekte oder Operationen ermöglichen, Vorteile zu liefern. Infrastrukturprojekte fallen oft in diese Kategorie, wie zum Beispiel ein Projekt ein neues Computer-Netzwerk zu installieren.
Instandhaltung: Das Projekt hat nur getan werden, auch wenn es keinen Nutzen im normalen Sinne des Wortes ist, und es ist nicht obligatorisch (wo es für die Einhaltung benötigt wird). Austausch von Verschleiß Ausrüstung oder die HQ Gebäude renovieren sind oft nur "Instandhaltung" Projekte.
Produktplanung Checkliste
Das Produkt-geführten Ansatz für die Planung, in dieser Checkliste aufgeführt ist enorm leistungsfähig als auch als sehr logisch. Einer der Vorteile des Ansatzes ist in verborgenen Bits des Projekts Ausspülen Sie einen vollständigen Überblick zu geben, worum es geht. Gute Produktpläne führen zu Arbeitspläne, realistische Ressourcenpläne vervollständigen, und genauer costings- alle diese sind wirklich hilfreich für die Projektsteuerung.
Wie Sie Ihre Produkte überprüfen, denken über diese Bereiche.
Risiko: Überprüfen Sie, ob Sie risikobezogenen Produkten enthalten sind, wie Einschätzungen der technologischen Entwicklungen in Konkurrenzunternehmen.
Inter-Projektabhängigkeiten: Diese treten auf, wo Sie können nicht ein Produkt in Ihrem Projekt zu bauen beginnen, bis Sie jemand anderes etwas von Projekt erhalten haben, wie zum Beispiel eine Kopie einer Design-Spezifikation.
Kommunikation: Interne Projektkommunikation müssen nicht auf den Plan gesetzt zu werden, aber es können auch andere wichtige Kommunikations-Produkte sein, die tun, wie Briefings für Business-Personal, eine Website und Werbematerialien.
Ausbildung: Viele Projektplaner vergessen Anwenderschulung. Überprüfen Sie, ob Sie relevante Produkte enthalten sind, wie Schulungsmaterialien, Zimmerbuchungen und Personal anwesend Pläne.
Bestellungen: Diese sind wichtig, wo Sie externe Produkte haben kommen von außerhalb des Projekts, viele müssen eine "Ordnung" produkt- sie werden nicht durch Magie ankommen.
Installation: Wo Sie ein externes Produkt haben, wie ein rosa Widget von einem Lieferanten gekauft haben, prüfen Sie, ob Sie ein 'Installed Rosa Widget' Produkt benötigen, das etwas sein kann, die Ihr Projekt erstellen.
Rechtsfragen: Dies umfasst Elemente wie Lizenzen. Wenn Sie sie benötigen, dann sind sie auf den Produktpläne, sondern auch Ihre Anwendungen für die Lizenzen, weil sie Produkte auch sind.
Prüfungen und Zulassungen: Dazu gehören solche Anforderungen wie Gebäudeinspektionen und elektrische Sicherheit Zertifizierung. Die Zulassungsbescheinigungen sind Produkte, aber so sind auch Anwendungen für sie zu bitten.
Logik: Überprüfen Sie den Fluss von Produkten auf dem Arbeitsflussdiagramm. Stellen Sie sicher, dass die Abhängigkeiten vollständig sind, notwendig und logisch.
Vollständigkeit: Überprüfen Sie, ob alle identifizierten Produkte auf jeder Liste oder Projektstruktur wurden uns auf die Arbeitsablaufdiagramm ausgeführt, dann, dass Sie die "Bottom-up-Kontrollen" dass nichts getan wurde ausgelassen.
Management-Produkte: Obwohl Ihr Haupt Diagramme Produkt nur Team-Produkte zeigen, die Liste der Produkte Sie das Projekt getrennt, wie Fortschrittsberichte und Bühnenpläne verwalten müssen. Nicht übersehen unterein- sie werden Zeit brauchen und Ressourcen zu produzieren.
Aktivität Planungs-Checkliste
Diese Checkliste bildet die Grundlage für die Umsetzung eine Tätigkeit Netzwerk für Ihr Projektmanagement zusammen. Sie folgen in der Regel mit einem Gantt-Diagramm auf, weil das ist, was die Mainstream-Projekt-Scheduling-Software zur Verfügung stellt. Verwenden Sie die Produktnamen als Überschriften, und dann unter jeder Liste der Aktivitäten, die Sie benötigen, um dieses Produkt zu bauen. Wenn Sie kommen, um Ihre Arbeitspläne zu überprüfen, führen Sie diese Checkliste nach unten.
Vollständigkeit: Haben Sie jedes Produkt auf den Aktivitätenplan als Überschrift kopiert? Mit Ausnahme der externen Produkte, stellen Sie sicher, dass Sie mindestens eine Aktivität für jedes Produkt aufgelistet haben, die Arbeit zu decken erforderlich, um es zu bauen.
Externe Produkte: Überprüfen Sie, ob Sie alle Aktivitäten für etwas brauchen, kommen von außen. Obwohl Ihr Projekt für die Erstellung dieses Element nicht verantwortlich ist, können Sie eine Aktivität brauchen, es zu überprüfen oder zu installieren.
Qualität: Stellen Sie sicher, dass Sie die erforderlichen Qualitätsaktivitäten aufgenommen haben, wie jedes einzelne Produkt zu testen und dann projektweiten Qualitäts Aktivitäten wie Qualitätsaudits.
Richtige Abhängigkeiten: Achten Sie darauf, jede Aktivität Abhängigkeit überprüfen sicher sein, dass es richtig ist, und auch, dass es mit den Abhängigkeiten in Linie ist auf dem Arbeitsfluss-Diagramm identifiziert.
Überlappungen: Stellen Sie sicher, dass Sie keine Überschneidungen verpasst haben, wo eine zweite Aktivität gestartet werden kann, bevor der erste komplett fertig ist.
lags: Überprüfen Sie für Lags, wo eine zweite Aktivität nicht unmittelbar nach einem ersten vollständig beginnen kann. Zum Beispiel können Sie nicht die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in den Tag starten, nachdem die Arbeitsverträge aus gesendet wurden. Die meisten Menschen haben eine Frist mit ihrem aktuellen Arbeitgeber zu arbeiten, bevor Ihre Organisation Beitritt, so dass Sie für eine vierwöchige Verzögerung erlauben müssen können, und wahrscheinlich sogar noch mehr.
Inter-Projektabhängigkeiten (Eingang): Notieren Sie alle Abhängigkeiten zwischen Projekten auf Ihrem Produktpläne. Dann stellen Sie sicher, dass das Timing Ihrer Tätigkeit mit der Verfügbarkeit der notwendigen Input aus dem anderen Projekt in Einklang steht (s).
Inter-Projektabhängigkeiten (outbound): Wo ein anderes Projekt Sachen aus dem Projekt benötigt, stellen Sie sicher, dass Sie es in der Zeit produziert werden. Kann das andere Projekt mit einer Pause leben, während es für das Produkt bereit zu sein, wartet, oder müssen Sie Ihr Projekt anpassen früher das Produkt zu schaffen?
Ferien: Überprüfen Sie, ob alle geplanten Aktivitäten an Arbeitstagen und vermeidet gesetzliche Feiertage. Wenn Sie einen Computer-Tool verwenden, sollte es Sie, falls Probleme haben gewarnt, aber auch so sicherstellen, dass alle nationalen Feiertage korrekt im Projektkalender angezeigt werden.
Mitarbeiter Verfügbarkeit: Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter sind für die Projektarbeit nur geplant, wenn sie zur Verfügung stehen wird. Überprüfen Sie, ob Sie berücksichtigen Dinge wie gebucht persönlichen Urlaub genommen haben und an anderen Projekten arbeiten.
Personalleistung: Überprüfen Sie, dass die Arbeit für das Projektpersonal geplant ist entsprechend ihrer Kapazität. Wenn jemand nur für Ihr Projekt für zehn Prozent ihrer Zeit ist, stellen Sie sicher, dass ihre Aktivität widerspiegelt, dass mit einem Job eintägigen zehn verstrichenen Tage.
Durchlaufzeiten auf das Angebot: Stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend Zeit auf Dinge wie Versorgung haben. Ein Lieferant nicht liefern Waren an der Rezeption eine Sekunde, nachdem Sie eine Bestellung per E-Mail haben.
Durchlaufzeiten zu den Zulassungen: Überprüfen Sie, ob Sie eine realistische Laufzeit auf Zulassungen haben. Diese Prüfung gilt sowohl für interne Zulassungen (wie Design-Spezifikationen Vereinbarung) und Externen (zB Baugenehmigung für Gebäude-Erweiterungen).
Critical Path: Darüber im Klaren sein, welche Aktivitäten sind auf dem kritischen Pfad, und auch für diejenigen achten, die in der Nähe von entscheidender Bedeutung sind. Ihre Aktivität Netzwerk wird hier besonders nützlich, da die Ketten der Aktivitäten nicht sehr gut auf einem Gantt angezeigt.
Kontingenz: Haben Sie genügend Zeit Kontingenz im Plan aufgestellt, und ist es sichtbar? Etwas ist verpflichtet, falsch zu gehen, und haben keine Zufälligkeit einfach bittet um Probleme im besten Fall, und das Scheitern von Projekten im schlimmsten Fall. Stellen Sie sicher, dass Sie Kontingenz haben den kritischen Pfad, oder die Critical Chain zu schützen, wenn Sie diese Technik verwenden.
Zerbrechbare Aktivitäten: Identifizieren Sie, welche Aktivitäten sein könnten abgestürzt wenn Sie kommen unter Zeitdruck. eine Aktivität Crashing bedeutet die Dauer zu reduzieren, indem mehr Ressourcen auf dem Arbeitsmarkt setzen. Einige Aktivitäten sind geeignet für Absturz, aber andere nicht.
Management-Produkte: Überprüfen Sie, ob Sie Aktivitäten haben und brutal realistischen Zeitpunkt für die Erstellung und Aktualisierung von Management-Produkte, wie zum Beispiel Bühnenpläne produzieren, halten die Business Case auf dem neuesten Stand und die Schaffung von regelmäßigen Fortschrittsberichte.
Steuern: Vergessen Sie Ihre Projektmanagement Sie keine Zeit für die Überprüfung Fortschritt, Risiko, Qualität, und die anderen Aspekte der Kontrolle. Und realistisch sein, wie viel Zeit Sie dafür brauchen, auch, oder Sie werden unnötige Belastungen und größeren Problemen konfrontiert, weil man die Dinge verpasst und hat nicht Korrekturmaßnahmen in der Zeit.
Projektnotizen und ändern: Stellen Sie sicher, dass Sie in und kontinuierliche Management-Aktivitäten für Dinge wie Problem Untersuchung gebaut haben resourced, die Untersuchung neu identifizierten Risiken, die sich mit Änderungsanforderungen und einfach besuchen Teammitglieder sie zu ermutigen.
Projektabschluss-Checkliste
Hier ist eine Projektmanagement-Checkliste, um Ihnen zu organisieren und stellen Sie sicher, dass Sie nichts verpassen. Es gibt eine ganze Menge zu gegen Ende eines Projekts zu tun, so dass Sie einen langen Weg Sie Ihre Füße aus setzen, einen Seufzer der Erleichterung beim Atmen, und dachte, es ist alles vorbei.
Produkt Abschluss: Prüfen Sie ganz sicher sein, dass alle Projekt Produkte abgeschlossen sind, die erfolgreich alle Tests und Prüfungen umfasst das Leiten. Wenn Sie Versionskontrolle tun, sollten Sie überprüfen, dass, auch, und stellen Sie sicher, dass alles, was ein hat komplett Status.
Signoffs und Weiterreichungen: Überprüfen Sie, ob alle notwendigen Produkte wurden als in Ordnung abgezeichnet, und dass alle Übergaben für Benutzer durchgeführt wurden.
Die Übergabe der Dokumentation: Wenn es formale Übergabe der Dokumentation (wie rechtliche Dokumente) sein sollte, überprüfen Sie, dass es abgeschlossen ist und richtig gespeichert.
Akzeptanzkriterium: Überprüfen Sie, um sicherzustellen, dass die Projektannahmekriterien (festgelegt in der Charta nach unten) erfüllt sind. Hoffentlich werden alle von ihnen sein, aber sehen die Spitze unten, wenn nicht.
Ressourcenfreigabe: Finalisieren die Freigabe von Projektmitarbeitern in ihre Heimat Abteilungen oder vielleicht auf neue Projekte.
Feier: Unter der Annahme, dass das Projekt erfolgreich war, ist es Zeit, mit den Projektmitarbeitern zu feiern. Obwohl Sie vielleicht denken, das eine heitere Punkt ist, dann ist es tatsächlich ein ernstes. Es ist wichtig, dass Sie die Leistung markieren, indem Sie den Mitarbeitern für ihre Arbeit zu danken und den Erfolg zu feiern. Und vergessen Sie nicht Anbieter Personal und Support-Mitarbeiter, wenn die Einladungsliste vorbereitet.
Physikalische Ressourcenfreigabe: Ordnen Sie die Rückgabe der Ausrüstung und die Freisetzung von Unterkünften, wie Teamräume und vielleicht sogar ganze Seiten.
Nutzen Maßnahmen: Oft werden einige Vorteile bereits am Ende des Projekts sichtbar sein, so können sie nun gemessen und jetzt berichtet.
Metrics: Berechnen Sie die Endsummen für finanzielle Ausgaben, Personalstunden, Leistung und sonstige für den Projektabschlussbericht erforderlich Zahlen.
Kostencode: Vereinbaren Sie für die Kostencode-Projekt geschlossen werden, es sei denn, es für jede Änderung Produkte nach Projektabschluss offen gehalten werden soll.
Beurteilen Sie die Kontrollen: Denken Sie zurück über das Projekt und zu bewerten, um zu sehen, ob die Kontrollen gearbeitet oder ob es Probleme gab.
Beurteilen Sie die Pläne: Denken Sie zurück und prüfen, ob die Pläne gearbeitet, oder ob sie zu detailliert oder nicht detailliert genug waren, eine effektive Projektkontrolle auszuüben.
Montieren Sie Lektionen Informationen: Bereiten Sie eine Anweisung von Unterricht im Rahmen des Projekts gelernt. Überprüfen Sie zurück durch Ihre Projektprotokoll, um sicherzustellen, dass Sie alles, was relevant abholen.
Projektabschlussbericht: Bereiten Sie die Projektabschlussbericht zusammen mit einem Business-Präsentation, wenn dies durch die Projektsteuerungsgruppe (PSG) erforderlich ist.
Projektabschluss-Meeting: Stellen Sie sicher, dass die Vorbereitungen in der Hand für die Fertigstellung Sitzung der PSG sind (es ist wie ein Finale Stage Gate), wie eine Zimmerreservierung, Präsentationstechnik und Erfrischungen.