So hält Effektive Nonprofit Vorstandssitzungen
Die meisten Non-Profit-Board Arbeit in Meetings, entweder mit der Vollpension oder in Ausschüssen getan. Der VR-Präsident ist dafür verantwortlich, dass die Sitzungen gut organisiert und beginnen und enden an einer geplanten Stunde. Nichts Schäden an Bord Wirksamkeit mehr als schlecht organisierte Treffen, die auf Thema bleiben nicht und das bis spät in die Nacht weiter. Non-Profit-Vorstandsmitglieder sind volunteers- sie nicht nach Stunden bezahlt werden.
Wenn die Organisation einen Geschäftsführer hat, kann der Präsident einige Aufgaben delegieren für Terminvereinbarung. Letztlich aber ist Teil der Arbeit des Präsidenten, dass die Vorstandsmitglieder die Informationen, die sie gute Entscheidungen zu treffen müssen, um zu sehen, und dass sie dies in einer angemessenen Zeit zu tun.
Wie kommt man Mitglieder zu zeigen
Zu sagen, wie oft ein Board of Directors treffen sollte, ist unmöglich. Die einzige wirkliche Antwort ist, so oft, wie es muss. Ein Treffen Zeitplan hängt von den Anforderungen im Unternehmen und die Höhe der Geschäfts bei Vorstandssitzungen durchgeführt. Einige Non-Profit-Boards treffen sich nur einmal im Jahr, das gesetzliche Minimum.
Diese neigen dazu, kleine, aber stabile Organisationen mit einem oder zwei Mitarbeitern zu sein. Die meisten Non-Profit-Boards treffen häufiger als einmal im Jahres- einige vierteljährlich treffen, einige jeden Monat treffen, und andere planen monatlichen Treffen. Natürlich kann der Vorstand Präsident eine Vorstandssitzung jederzeit anrufen, wenn das Board besondere Geschäfte abwickeln muss.
Der Vorteil häufigere Sitzungen ist, dass Vorstandsmitglieder mehr in der Führung der Organisation beschäftigt. Der Nachteil - vor allem, wenn die Agenda nicht viel Geschäft nicht enthalten - ist, dass die Vorstandsmitglieder mehr Sitzungen zu überspringen kann versucht sein.
Einige Bretter planen Treffen zu Beginn des Jahres für das gesamte Jahr. Durch Eingabe diese Daten in ihren Terminkalender Monate im Voraus, Vorstandsmitglieder sind weniger wahrscheinlich an den gleichen Tagen andere Ereignisse zu planen und sind eher an den Sitzungen teilzunehmen.
Zum Beispiel, wenn Sie monatlich treffen, können Sie Ihre Meetings für den zweiten Dienstag jedes Monats planen. Wenn Sie dies nicht organisiert sind, planen Sie immer die nächste Sitzung vor dem Ende der aktuellen Sitzung. so zu tun, ist viel einfacher, als zu versuchen, ein Treffen per Telefon oder E-Mail zu planen.
Einige Bretter verwenden, um eine listserv, Google Groups oder andere Online-Ressource zwischen Vorstandssitzungen zu kommunizieren und Dokumente in einem leicht zugänglichen Ort zu kompilieren.
Wie man effiziente Meetings leiten
Wenn Sie für ein paar Tipps freuen effektive Vorstandssitzungen zu gewährleisten, überprüfen Sie die folgenden Ideen aus:
Planen Sie ein Treffen zwischen dem Geschäftsführer und VR-Präsident vor der Sitzung. Dies kann persönlich oder per Telefon durchgeführt werden, aber es ist ein wichtiger Schritt in die Tagesordnung zu bestimmen und den Fokus für das bevorstehende Treffen. Das Treffen ermöglicht auch die Geschäftsführer der Präsident auf Personalfragen, Finanzierungsmöglichkeiten, und alle Bereiche zu aktualisieren, wenn das Board benötigt zusätzliche Beratung und Unterstützung zu bieten.
Zehn Tage bis zwei Wochen vor einer Vorstandssitzung, eine Ankündigung der Versammlung an alle Vorstandsmitglieder senden. Fügen Sie die Minuten von der letzten Sitzung und eine Agenda für die kommende Sitzung. Auch sind alle Ausschussberichte, Jahresabschlüsse, oder Hintergrundforschung, die der Vorstand in der Sitzung diskutieren.
Wenn die Sitzungsprotokolle eine Liste von Aufgaben für Vorstandsmitglieder vor der nächsten Sitzung abzuschließen sind, versuchen Mitglieder einen groben Entwurf des Protokolls so bald nach dem Treffen wie möglich zu senden, so können sie loslegen.
Begrenzen Sie die Länge der Sitzungen zu zwei Stunden oder weniger, wenn möglich. Nach zwei Stunden, vor allem wenn man das Treffen am Abend der Hand halten, beginnt Aufmerksamkeit zu schwinden. Wenn Sie länger als zwei Stunden gehen müssen, machen Sie eine Pause. Mit Erfrischungen ist immer eine gute Idee.
Versuchen Sie, einen Konferenzraum für das Treffen zu finden. eine Diskussion um einen Konferenztisch zu halten ist viel einfacher, als ein Wohnzimmer in jemand zu halten. Die Tabelle bietet einen Ort, Papiere zu setzen, und die Menschen werden nicht streiten darüber, wer die Liege bekommt. Er setzt auch auf die Bühne und impliziert, dass die Arbeit getan werden soll.
Vermeiden Treffen in Restaurants und Cafés halten, wenn möglich. Die Geräuschpegel zu hoch sind gute Diskussion möglich zu machen, und die ganze Aktivität ist eine ständige Ablenkung. Sie haben auch keine Privatsphäre.
Halten Sie sich an der Tagesordnung. Menschen dürfen nicht Thema abschweifen. Einige Agenden setzen die zur Diskussion erlaubte Zeit nach jedem Punkt. Sie müssen dies nicht tun, aber wenn Sie Ihre Meetings natürlich ins schleudern worden sind, helfen sie kontrollieren können Fristen zu setzen.
Folgen Roberts Rules of Order. Sie brauchen nicht zu förmlich zu sein, in Meetings (viele Vorstandssitzungen sehr lässig sind), aber ein Grundwissen zu haben, wenn eine Bewegung zu machen, und wenn die Frage zu stellen, hilfreich ist. eine Kopie der angenommenen parlamentarischen Regeln zu haben, kann sich als nützlich.
Vielen Dank, dass Ihr Board. Vorstandsmitglieder sind Freiwillige, die Zeit und Geld für Ihre Organisation geben. Nehmen Sie jede Gelegenheit, während der Sitzungen, um sicherzustellen, sie sind sehr geschätzt. Erwähnen Sie ihre Namen bei Bedarf in Newslettern und Pressemitteilungen. Kleine Geschenke sind manchmal nützlich, aber nicht extravagant sein. Sie wollen nicht zu verschwenden, der Organisation Geld beschuldigt werden.