Wie Meetings Verwenden Sie Ihr Projekt zu verwalten
Bei der Arbeit, nur sagen, Sitzung
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Verwalten von Projekten mit regelmäßigen Teamsitzungen
Regelmäßig geplante Team-Meetings die Gelegenheit geben, Mitglieder Fortschritte und Probleme zu teilen und produktive und vertrauensvolle zwischenmenschliche Beziehungen aufrecht zu erhalten. Diese Treffen bieten auch die Möglichkeit, das Projekt der Fokus zu bekräftigen und Teammitglieder dem Laufenden zu halten von Aktivitäten innerhalb und außerhalb des Projekts, die ihre Arbeit betreffen und den letztendlichen Erfolg des Projekts. Der Erkenntnis, dass die meisten Menschen zur gleichen Zeit an mehreren Projekten arbeiten, können diese Sitzungen die Identität des Team verstärken und Arbeitsbeziehungen.
Beraten Sie sich mit Teammitgliedern einen Terminplan zu entwickeln, die für so viele Menschen wie möglich bequem ist. Wenn einige Leute nicht persönlich teilnehmen können, versuchen sie in einer Telefonkonferenz teilnehmen zu lassen.
Beachten Sie folgende Hinweise bei der Planung und Durchführung von regelmäßigen Teamsitzungen:
Auch wenn Ihr Teamsitzungen regelmäßig stattfinden, vor jeder Sitzung, bereiten eine spezifische Agenda, verteilen sie vorher und Kommentare und Vorschläge zu erbitten.
Vor der Sitzung, zu verbreiten, das Projekt-Fortschrittsbericht für den letzten Leistungsperiode.
Verteilen Sie eine andere Hintergrundinformationen zu Themen auf der Tagesordnung vor der Sitzung zusammen.
Limit-Diskussionen, die in anderen Foren mit ihnen weitergehende consideration- Geschäft benötigen.
Beginnen Sie pünktlich und enden pünktlich.
Vorbereitung und Verteilung von kurzen Protokoll der Sitzung innerhalb von 24 Stunden nach ihrem Ende.
Verwalten von Projekten miteind hoc Team-Meetings
EINd hoc Teamsitzungen adressieren spezifische Probleme, die während Ihres Projekts entstehen. Ein Ad hoc Treffen können einige oder alle Ihrer Teammitglieder, je nach Thema einzubeziehen. Da Probleme oft unerwartet auftreten, gehen Sie folgendermaßen vor, wie Sie ein Plan Ad hoc Sitzung:
Klären Sie das Problem und was Sie hoffen auf Ihre Tagung zu erreichen.
Identifizieren und laden alle Menschen, die interessiert sein könnten, betroffen von oder Arbeiten an der Ausgabe.
Offensichtlich erklären den Zweck der Sitzung an alle Besprechungsteilnehmer.
Sorgfältig dokumentieren alle Aktionselemente, die die Teilnehmer in der Sitzung zu entwickeln und Verantwortung für ihre Fertigstellung zuweisen.
Achten Sie darauf, die Ergebnisse einer Ad-hoc-Sitzung mit allen Teammitgliedern zu teilen, die von den Ergebnissen betroffen sein können, die ein Interesse an ihnen haben, und / oder deren Unterstützung, die Sie brauchen, um sie zu implementieren.
Verwalten von Projekten mit der oberen Management-Fortschrittsberichte
Ein obere Managementfortschrittsbericht wird in der Regel von einem leitenden Manager, das von einem Projektmanager, und besucht von den Teammitgliedern und Vertretern aller Funktionsbereiche geleitet. Diese Bewertung gibt Ihnen die Möglichkeit, das obere Management zu sagen über Ihr Projekt den Status, seine wichtigsten Leistungen, und alle Probleme, die ihre Hilfe benötigen. Die Überprüfung ist auch eine Gelegenheit für Sie Möglichkeiten, zu beachten, um das Projekt im Einklang mit den wichtigsten Organisation Initiativen zu halten.
Machen Sie Ihre oberen Management Fortschrittskontrolle wirksam durch die folgenden Tipps beachten:
Identifizieren Sie die Interessen des Publikums, und erklären, wie Ihr Projekt diese Interessen erfüllt.
Halten Sie Ihre Präsentation Kurz ein paar wichtige Nachrichten wählen und sie betonen.
Markieren Sie Ihre wichtigsten Informationen, aber bereit sein, mehr ins Detail zu Fragen zu gehen, wenn jemand fragt Sie, dies zu tun.
Verwenden Sie Text und Grafiken wichtige Informationen zu vermitteln.
Nehmen Sie sich Zeit für Fragen.
Präsentieren Sie aktuelle Informationen über die Projektrisiken, und erläutern, wie Sie sie gerade Adressierung.
Verteilen Sie eine kurze Handout in der Sitzung, die die wichtigsten Punkte Ihrer Präsentation zusammenfasst.
Nach dem Treffen, zu verteilen Noten, die aufgeworfenen Fragen und Aktionen hervorheben, die Sie bei der Überprüfung vereinbart.