Interner Betrug wie zu verhindern: Die Aufteilung Mitarbeiter Verantwortlichkeiten

Ihre primäre Schutz gegen internen Betrug in Ihrem Unternehmen spaltet richtig Mitarbeiter Verantwortung, wenn der Ablauf von Geschäfts Bargeld beteiligt ist. Viele Geschäftsleute beginnen, ihre Tätigkeit mit sorgfältig Anstellung von Menschen sie denken, sie vertrauen können. Leider sind diejenigen, die die Wahrheit erfahren haben, diejenigen, die in nur einem Mitarbeiter zu viel vertrauen.

Grundsätzlich sollten Sie niemals eine Person Griff haben mehr als eine der folgenden Aufgaben:

• Buchhaltung: Umfasst die Überprüfung und alle Transaktionen in der Gesellschaft Bücher eingeben. Der Buchhalter sorgt dafür, dass Transaktionen korrekt, gültig ist, angemessen und haben die erforderliche Berechtigung.

  Zum Beispiel, wenn eine Transaktion einen Anbieter erfordert die Zahlung macht die Buchhalterin, dass die Gebühren korrekt sind und, dass jemand mit der richtigen Behörde die Zahlung genehmigt hat. Der Buchhalter kann die Dokumentation von Bareinnahmen überprüfen und die über Nacht zur Bank gebracht Einlagen, aber er oder sie sollte nicht die Person sein, die die Einzahlung tatsächlich macht.

  Auch, wenn der Buchhalter für den Umgang mit Zahlungen von externen Parteien wie Kunden oder Lieferanten verantwortlich ist, sollte er oder sie nicht derjenige sein, die Transaktionen in die Bücher zu geben.

• Genehmigung: Bezieht der oder die Geschäftsführer dazu übertragen wird, um die Ausgaben für ihre Abteilungen genehmigen. Sie können entscheiden, dass die Transaktionen über einen bestimmten Betrag von zwei oder mehr Berechtigungen haben müssen, bevor Kontrollen gesendet werden kann, eine Rechnung zu bezahlen.

  Berechtigungsstufen deutlich von allen niedergelegt und befolgt, selbst Eigentümer oder Präsident des Unternehmens werden sollte. Als Eigentümer, stellen Sie den Ton an, wie der Rest des Büros operates- wenn Sie Abkürzungen nehmen, setzen Sie ein schlechtes Beispiel und untergraben das System Sie geschaffen.

• Geld-Handling: Bezieht direkten Kontakt mit eingehenden Bargeld oder Einnahmen, ob Scheck, Kreditkarte oder zu speichern Kreditgeschäfte sowie Cash-Abflüsse. Die Person, die Geld direkt behandelt, wie ein Kassierer, sollte nicht derjenige sein, der die Vorbereitung und Bankeinlagen macht.

  Ebenso sollte die Person, überprüft das Schreiben Firma Rechnungen zu bezahlen nicht jene checks- zugelassen werden zu unterzeichnen, sicher zu sein, sollte eine Person, die Kontrollen vorzubereiten über autorisierten Dokumentation sowie eine zweite Person sollte diese Kontrollen unterschreiben, nachdem die autorisierte Dokumentation zu überprüfen.

  Wenn Ihr Bargeld-Handling-Systeme einrichten, versuchen wie ein Betrüger zu denken Möglichkeiten, jemand, um herauszufinden, die Vorteile eines Systems übernehmen könnte.

• Finanzbericht Vorbereitung und Analyse: Bezieht die eigentliche Vorbereitung der Finanzberichte und eine Analyse dieser Berichte. Finanzberichte sollte von jemandem hergestellt werden, die in der Tag-zu-Tag-Eingabe von Transaktionen in die Bücher beteiligt ist es nicht.

  Für die meisten kleinen Unternehmen, schaltet sich die Buchhalterin über den rohen Berichte aus dem EDV-Buchhaltungssystem an einen externen Buchhalter, der die Materialien überprüft und bereitet die Finanzberichte. Darüber hinaus hat er oder sie tut eine Finanzanalyse der Geschäftstätigkeit Ergebnisse für das abgelaufene Rechnungsperiode.

Wenn Sie nur ein kleines Geschäft in Betrieb nehmen, können Sie nicht über genügend Personal verfügen, um alle diese Aufgaben zu trennen. Bis Sie diese Fähigkeit zu tun haben, sollten Sie stark in den Zu- und Abfluss von Bargeld in Ihrem Unternehmen beteiligt zu bleiben, indem sie die folgenden Richtlinien:

• Öffnen Sie Ihr Geschäft der Bankauszüge jeden Monat und haben immer ein wachsames Auge auf die Transaktionen. Jemand anderes kann die Verantwortung, die Aussage zu beweisen, aus gegeben werden, aber man sollte immer noch ein Auge auf die Transaktionen aufgeführt.

• Von Zeit zu Zeit sehen Sie Ihr Unternehmen Check Gutschein-System sicher, dass es zu sein, nicht fehlen Kontrollen. Ein Buchhalter, der weiß, dass Sie in regelmäßigen Abständen die Bücher überprüfen, ist weniger wahrscheinlich, dass eine Chance für Diebstahl oder Unterschlagung zu finden. Wenn Sie, dass eine Prüfung oder eine Seite der Kontrollen finden fehlt, schnell handeln wurden, wenn die Kontrollen rechtmäßig verwendet, um herauszufinden. Wenn Sie die Antwort nicht finden können, Ihre Bank anrufen und einen Anschlag auf die fehlenden Schecknummern setzen.

• In regelmäßigen Abständen das Bargeld-Handling durch Ihre Kassierer und Manager beobachten um sicherzustellen, dass sie nach den Regeln, die Sie festgelegt haben. Es ist bekannt als Management by walking around - je öfter du bist da draußen ist, desto weniger wahrscheinlich sind Sie ein Opfer von Mitarbeiterdiebstahl und Betrug.