Verlassen Gute Audit Trails in einem Buchhaltungssystem

Gute Buchführungssysteme verlassen gut Buchungsprotokolle. Ein Audit-Trail ist eine klare Pfad der Abfolge der Ereignisse zu einem Eintrag in den Büchern führt. Ein Buchhalter beginnt mit den Quelldokumenten und folgt durch die Buchhaltung Schritte im Aufnahmetransaktionen, diesen Weg zu rekonstruieren.

Selbst wenn ein Unternehmen nicht außerhalb CPA hat eine jährliche Prüfung zu tun, hat der Buchhalter häufig Anlass zu den Quelldokumenten zurück zu gehen und entweder überprüfen bestimmte Informationen in der Buchführung oder die Informationen auf andere Weise zu rekonstruieren.

Nehmen wir an, dass ein Verkäufer behauptet, einige verdächtig aussehende Reise expenses- den Buchhalter würde wahrscheinlich wollen, um durch all diese Person Reise- und Bewirtungskostenerstattung für das vergangene Jahr.

Wenn die IRS in einer Außenprüfung Ihres Unternehmens kommt, sollten Sie besser eine gute Audit-Trails alle Abzüge Ihre Kosten Umsatz und Umsatz für das Jahr zu untermauern. Die IRS hat Regeln über Quelle Speichern von Dokumenten für einen angemessenen Zeitraum und mit einem gut definierten Prozess für Einträge Buchhaltung machen und Konten zu halten.

Denken Sie zweimal, bevor Quelldokumente zu früh wegwerfen. Also, fragen Sie Ihren Steuerberater für Ihre Kontrolle zu demonstrieren und legen Sie die Prüfprotokolle für wichtige Transaktionen, wie die folgenden:

• Cash-Sammlungen

• Der Umsatz

• Barauszahlungen

• Bestandskäufe

Auch Computer-gestützter Buchführungssysteme erkennen die Bedeutung der Audit-Trails. Gut gestaltete Computerprogramme bieten die Möglichkeit, durch die Abfolge von Schritten bei der Erfassung von bestimmten Transaktionen zurückzuverfolgen.