Wie ein Audit-Trail zu erstellen Überprüfung der Buchführung erleichtern
Ein Buchungskontrolle
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Aktivieren schneller Prüfer vervollständigen ihre Arbeit.
Die Steigerung des Vertrauens des Prüfers in den internen Kontrollen des Unternehmens.
Die Verringerung der Menge an Zeit im Bereich Wirtschaftsprüfer mit dem Kunden verbringen (die Gebühren Prüfung wie auch reduzieren sollte).
Der Audit-Trail hat auch Vorteile für Ihre Buchhaltung Personal. Schließlich müssen Wirtschaftsprüfer häufig Informationen über die Buchungstransaktionen zu finden. Vielleicht will ein Manager mehr Informationen zu einer bestimmten Transaktion. Eine Überprüfung erforderlich sein, um einen Abrechnungsfehler zu korrigieren. Eine wirksame Audit-Trail kann Hunderte von Stunden Zeit für die Prüfung für Ihre Buchhaltung Personal, lange speichern, bevor die Prüfer in Ihrem Büro erscheinen.
Die folgenden Abschnitte erläutern einige praktische Ansätze für die Einrichtung eines effektiven Audit-Trail auf.
Mit nummerierten Formen
Jede Form die Sie häufig verwenden sollten beim Drucken nummeriert werden, ebenso wie Schecks von einer Bank sind gezählt. Dazu gehören Rechnungen, Bestellungen und Versandpapiere, um nur einige zu nennen.
Wenn jede Form eine Nummer hat, jede Form, die kann worden ist verwendet zu bilanzieren. Zum Beispiel bedeuten nummeriert Rechnungen, dass jeder Verkauf vereinbart werden können (angepasst) auf eine bestimmte nummerierte Rechnung. Wenn eine nummerierte Rechnung fehlt, kann ein Buchhalter oder Wirtschaftsprüfer andere Dokumente, um festzustellen, ob der Verkauf legitim ist.
Um den Verkauf zu überprüfen, kann ein Prüfer Versandpapiere zu überprüfen, die auch nummeriert sind. Dieses System ermöglicht ein Prüfer das Konzept zu testen, von Vollständigkeit, sicherzustellen, dass jede Transaktion gespeichert wurde.
Die Aufrechterhaltung eines schriftlichen Verfahren Handbuch
Verfahren Handbücher sind kritisch, weil sie dokumentieren, wie Buchhaltungsvorgänge werden aufgezeichnet. Wenn Wirtschaftsprüfer oder Wirtschaftsprüfer, eine Transaktion zu überprüfen möchten, zeigt das Verfahrenshandbuch sie die Schritte in den Prozess, so haben sie eine bessere Chance, zu finden, was sie suchen. Eine der größten Herausforderungen für ein Unternehmen zu erhalten und ein Verfahren manuell aktualisieren, weil es so zeitaufwendig ist und erfordert eine ständige Wachsamkeit. Jedes Mal, wenn ein Prozess ändert, Ihre Mitarbeiter muss aufhören und dokumentieren den Wandel.
Angenommen, Sie ein Prüfer sind, um Bargeld zu prüfen. Das Verfahren Handbuch sollte Ihnen sagen, wer die Bank Versöhnung führt und wo die Datensätze befinden. Sie sollten herausfinden können, welche Schublade die Datensätze abgelegt werden und den Dateipfad Online-Datensätze zu erhalten finden.
Cross-Training Buchhaltungspersonal
Ein weiterer wichtiger Teil einen Audit-Trail der Aufrechterhaltung ist Cross-Training Mitarbeiter Buchhaltung Aufgaben. Cross-Training bietet mehrere Vorteile:
Mitarbeiter A kann der Angestellte B der Buchhaltung arbeiten durchführen, wenn B nicht im Büro ist.
Wenn A und B, die Verfahren durchführen können, können sie sowohl den Prozess an den Abschlussprüfer erläutern und ihnen helfen, Buchführung ziehen.
Wenn jede Buchhaltung Aufgabe von mindestens zwei Personen durchgeführt werden kann, müssen Wirtschaftsprüfer eine einfachere Zeit, Hilfe bei einem Rechnungs Problem bekommen.
Ein ordnungsgemäß gewartet Verfahrenshandbuch kann immens mit Cross-Training helfen, sowie den Umgang mit Situationen, in denen ein Mitarbeiter die Firma verlässt. Mit dem Verfahrenshandbuch, andere Mitglieder des Personals füllen kann, und der Ersatz wer weniger Mühe schließlich angeheuert hat, um Geschwindigkeit aufzustehen.
Ein logisches System von Aufbewahrungsfristen beschleunigt auch den Prüfungsprozess. Die Ziele dieser Aufgaben sind die Audit-Prozess zu unterstützen und den Tag zu Tag Buchhaltung Arbeit vereinfachen.