Essential Records Alle Vermieter behalten sollte
Als Vermieter, Ihren Wohnsitz Screening-Prozess ist ein potenzielles Ziel für eine Diskriminierung Klage. Um sich als Vermieter zu schützen, halten eine Papierspur, die die Prozedur Unterlagen Sie jede Aussicht des Vermieters Anwendung Bildschirm verwenden, um zusammen mit allen Unterlagen, dass Prozess erzeugt.
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Als Ergebnis müssen Sie Datensätze speichern für beide Antragsteller genehmigt und abgelehnt. Halten Sie sie auf Datei für die minimale Länge der Zeit von Ihrem Staat erforderlich.
Die Aufbewahrung von Aufzeichnungen für abgelehnte Bewerber
Für jeden abgelehnten Antragsteller, stellen Sie einen separaten Ordner auf, die Folgendes enthält:
Die Mietantrag
Kredit-Bericht und alle anderen Berichte, die Sie erhalten
Hinweise zu Gesprächen mit früheren Arbeitgebern vor Vermietern und persönliche Referenzen
Hinweise auf Ihre Gespräche bei der Vorführung
Kriterien verwendet, um Sie bei der Entscheidung, den Antragsteller abzulehnen
Eine Aufzeichnung und Belege aller Anmeldegebühren erhoben, gesammelt und zurückerstattet (falls vorhanden)
Organisieren Sie die Ordner nach Jahr und dann alphabetisch nach Nachnamen für eine einfache Referenz. Um die Papierablage reduzieren und Ihre Unterlagen leichter zu durchsuchen, betrachten das Scannen und Dokumente elektronisch zu speichern. Wieder einen separaten Ordner für jedes Jahr erstellen und einen Unterordner für jeden Bewerber aufzunehmen. Nur sicher sein, Ihre Unterlagen regelmäßig zu sichern und speichern Sie die Backups Offsite-Verlust zu verhindern.
Die Aufrechterhaltung der Bewohner Dateien
Für jeden Antragsteller Sie, richten Sie einen separaten Ordner akzeptieren, die alle Elemente oben aufgeführten sowie die folgenden Elemente wie sie verfügbar enthält:
Die Vorlage unterzeichneten Mietvertrag oder Mietvertrag und alle Reiter
Der Mietvertrag Paket Ihr Mieter erhalten beim Bewegen in
Der Umzug in und bewegen-out Kontroll-Checklisten und alle vor und nach Fotos, die auf diesen Listen betreffen
Jede andere Dokumentation erzeugt im Laufe des individuellen Aufenthalts
Halten Sie Ordner für die zugelassenen Bewerber getrennt von denen für abgelehnte Bewerber. Auch hier organisieren sie nach Jahr und dann alphabetisch nach dem Nachnamen.
Die Sicherung sensibler Informationen
Vermietung von Anwendungen, Kredit-Berichte, Leasing- und Mietverträge enthalten viele persönliche Informationen über Bewerber und Mieter. Obwohl Sie diese Aufzeichnungen zu speichern brauchen, um sich im Falle einer Klage zu verteidigen, müssen Sie auch diese Aufzeichnungen zu schützen, um Identitätsdiebstahl und unerlaubten Zugriff auf jemandes persönlichen Daten zu verhindern.
Der erste Auftrag des Geschäfts ist, um herauszufinden, wie lange Sie die Datensätze speichern müssen. Durch die Zerstörung der sie so schnell wie Sie können, haben Sie weniger Informationen zu schützen. Wenden Sie sich staatliche und lokale Behörden Gehäuse und fragen, was die Verjährung in Ihrem Zustand ist Beschwerden für die Einreichung Fair Housing Diskriminierung.
Im Allgemeinen, sobald die Zeit abgelaufen ist, können Sie sicher die Aufzeichnungen über verweigert Anwendungen zerstören. Wenn ein Antragsteller ein Bewohner wird, ist die Verjährungsfrist für einen schriftlichen Vertrag vier Jahre.
Nach der Entsorgung Regel der Messe und Accurate Credit Transaction Act (FACT Act verabschiedete ein Bundesgesetz im Jahr 2003), müssen alte Aufzeichnungen verbrannt oder geschreddert werden. Tossing sie in der Mülltonne ist verboten.
Als nächstes entscheiden, wie die Dateien, die Sie am effektivsten auf der Hand zu sichern. Halten Sie die Dateien in einem verschlossenen Aktenschrank in einer sicheren Bürostandort ist ausreichend. Wenn Sie Daten elektronisch zu speichern, nehmen Sie die entsprechenden Vorsichtsmaßnahmen, einschließlich hinter einer Firewall und unter Verwendung von Anti-Virus- und Anti-Spyware-Software arbeitet. Verwenden Sie Verschlüsselungsfunktionen auf Ihrem Computer oder spezielle Verschlüsselungssoftware mit einem Passwort schützen den Inhalt von Ordnern, die sensible resident Informationen speichern.
Wie auch immer Sie Antragsteller und resident Informationen zu speichern, begrenzen den Zugriff auf diese Informationen nur ein oder zwei anderen Personen. Property Manager und andere Arbeitnehmer sind dafür bekannt, resident IDs zu stehlen für den eigenen Gebrauch oder online an andere zu verkaufen. Sie sind möglicherweise nicht ganz der Lage sein, solche Diebstahl zu verhindern, aber man kann es begrenzen, indem sie den Zugriff auf nur ein paar notwendigen Personen zu beschränken.
Wenn Sie eine Sicherheitsverletzung entdecken, unverzüglich alle Personen, deren persönliche Daten kompromittiert worden sind, einschließlich der abgelehnten Antragsteller. Viele Staaten verlangen schnelle notification- der Besuch Consumer Action-Webseite um herauszufinden, Details, die Ihren Zustand anzuwenden.