Wie man Fehler und Betrug in der Abrechnung Detect
Wenn Abrechnung Betrug existiert, ist es wahrscheinlich in eine von drei Arten auftreten: Während einer Prüfung können Sie die folgenden Methoden verwenden, um alle drei Umstände der Abrechnung Fehler und Betrug zu erkennen: durch die Zahlung fiktiven Mitarbeiter, Mitarbeiter, die nicht gearbeitet haben, oder Mitarbeiter, die arbeiten nicht mehr für das Unternehmen. Um diese Arten von Fehlern zu finden, wenn die Durchführung einer Prüfung folgende Dinge zu beachten:
Überprüfen Sie Abrechnung Register: Ein Abteilungsleiter muss überprüft und genehmigt die Lohn-Register, eine Zusammenfassung, wer bezahlt und wie viel, bevor sie an die Abrechnungsabteilung weitergeleitet werden. Überprüfen Sie die Register der Suche nach Namen von gekündigten Mitarbeitern, doppelte Namen, Anschriften duplizieren, duplizieren Sozialversicherungsnummern oder ungewöhnliche Stunden gearbeitet. Wenn der Arbeitnehmer normalerweise von Montag bis Freitag arbeitet und einige Samstag oder Sonntag Stunden zu sehen, folgen zu lassen.
Personal muss ein Ablaufdatum in das System eingeben, weil die Mitarbeiter ein Unternehmen verlassen in der Regel ihre letzte Prüfung nach dem letzten Tag der Arbeit erhalten. Ein großer Buchhaltung Computersystem ermöglicht die Zahlung von bis zu, aber nicht nach dem Kündigungsdatum. Nach diesem Zeitpunkt sollte jede Zahlung an den Ex-Mitarbeiter angehalten werden, weil der Lohn-Schreiber nicht in der Lage sein wird, den Mitarbeiterdatensatz zuzugreifen. Wenn ein Abteilungsleiter für einen gekündigten Mitarbeiter auf der Gehaltsliste Register Abrechnung info sieht, sollte der Manager korrigieren sowohl auf Abteilungsebene als auch auf der Personalebene.
Untersuchen Sie stornierten Schecks: Schauen Sie sich die Vorder- und Rückseite aller verfügbaren Schecks Clearing durch die Bank des Audit-Client für ungewöhnlich aussehenden Kontrollen und Unterschriften. Zum Beispiel, wenn das Abrechnungsregister den Mitarbeiter als John E. Doe hat, und der Scheck ist zahlbar an JE Doe, herauszufinden, warum. Die Überprüfung könnte möglicherweise durch nonemployee Jennifer eingelöst werden Ellen Doe mit einem anderen Mitarbeiter in Absprache arbeiten.
Beachten Sie die Personalabrechnung: Es ist immer schön, dass man von der Suppe zu Muttern die Ausführung von einer vollständigen Lohnperiode zu beobachten. Sie werden in der Lage, jede Panne bei den Kontrollen in der Abrechnungsverfahren Handbuch aufgeführt zu erkennen.
Wenn Sie den Nervenkitzel zu beobachten paychecks haben werden an die Mitarbeiter verteilt, stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter-ID, wie ein Unternehmen erhalten hat, und dass der Name auf der Abrechnungsprüfung entspricht dem Abzeichen. Überprüfen Sie, dass jeder Mitarbeiter bekommt nur einen Scheck und nicht beanspruchten Kontrollen gewahrt werden.
Die folgenden Trennungen von Aufgaben sollten nicht autorisierte Zahlungen zu beseitigen (es sei denn viele Mitarbeiter den Betrug zusammen begehen):
Personal initiieren sollte nur neue oder bestehende Personalakten zu aktualisieren, nachdem die Aktualisierungen in geeigneter Weise durch die richtige Höhe der Betriebsabteilung Management autorisiert. Die richtige Berechtigungsstufe ist etwas, das Sie herausfinden Management während fragen und durch die Personalpolitik Handbuch zu lesen.
Viele kleine Unternehmen haben keine formale Personalabteilung, so dass dieser erste Schritt für die Buchhaltung abgewickelt wird. Trotzdem sollte eine Art von Trennung in Aufgaben bestehen, so dass ein Lohn-Schreiber sowohl für die Genehmigung Abrechnung Änderungen und Verarbeitung Gehaltsabrechnung nicht verantwortlich ist.
Als Eingangs Abrechnung Sachbearbeiter die Zahlungsinformationen, sollten sie, dass alle neuen Mitarbeiter überprüfen und Gehaltserhöhungen wurden von Humanressourcen zugelassen. Payroll Sachbearbeiter sollte die Behörde nicht Mitarbeiter Master-Datei Informationen zu ändern. (Das Stammdatei enthält alle Abrechnungsbezogenen Tatsachen über den Mitarbeiter wie Name, Lohn und Quellen.) Also, wenn ein Abrechnungs Schreiber ein Abrechnungsregister mit Daten im System nicht empfängt, wird er die menschliche Ressourcen, um zu sehen, was los ist mit dem Waisen kontaktieren müssen Mitarbeiter.