Prüfungsverfahren: Überwachung Personalakten
Sicherstellen, dass Ihre Prüfung Client ist aktuell mit allen Bereichen der Humanressourcen im Zusammenhang mit Compliance ist eine Möglichkeit, die Kompetenz der Mitarbeiter zu beurteilen, wenn Sie entscheiden, ob Prüfungshandlungen zu begrenzen. Also, was Personalakten braucht ein Unternehmen zu halten? Die Grundformen ein Geschäft auf Datei halten müssen, sind wie folgt:
Bewerbungen: Titel VII des Civil Rights Act von 1964 erfordert gedeckten Arbeitgeber (im Grunde, die mehr als 15 Mitarbeiter haben) zu Bewerbungen für einen Zeitraum von einem Jahr ab dem Zeitpunkt eine Anwendung oder ein Disziplinarverfahren beibehalten wurde gemacht. Dies liegt daran, Titel VII es rechtswidrig, wenn ein Arbeitgeber macht zu mieten, Entladung oder diskriminieren jede Person aufgrund von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht oder nationaler Herkunft.
R Summe s für Bewerber und Mitarbeiter eingestellt: Titel VII gilt auch für Bewerbungen. Beide Bewerbungen und Lebensläufe würden von der Gesellschaft für jede Klage nach Titel VII eingereicht zur Verfügung gestellt werden.
Profitieren Plan Info: Diese Information muss auf Datei nach Beendigung des Plans für ein Jahr gehalten werden.
Familie und Medical Leave Act (FMLA) Zertifizierungen: FMLA Zertifizierungen sind im Wesentlichen Notizen vom Arzt auf die Tatsache bestätigt, dass die Mitarbeiter oder ein enges Familienmitglied hat medizinische Probleme ernst genug, um Urlaub zu qualifizieren.
*Payroll Datensätze: Payroll Aufzeichnungen wurde Retention ein umstrittenes Thema nach der Passage der Lilly Ledbetter Fair Pay Act von 2009. Dieses Gesetz die Zeit Mitarbeiter erstreckt Ansprüche unter Antidiskriminierungsgesetze wie die Diskriminierung aus Altersgründen in Employment Act verfolgen können. Als Ergebnis dieser Tat werden viele Ihrer Kunden Personalakten werden die Archivierung für unbestimmte Zeit gegen alle künftigen Diskriminierung Klagen zu verteidigen.
Sicherheit Datensätze: Je nach der Art des Unternehmens, kann Ihr Audit-Client benötigen, um zusätzliche Datenaufbewahrung Richtlinien folgen. Zum Beispiel, Chemikaliensicherheit und toxische Belastung Aufzeichnungen bleiben auf Datei für die Dauer von jemandes Beschäftigung plus 30 Jahre nach, dass Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
Ihr Kunde ist dafür verantwortlich, für jeden Mitarbeiter viele verschiedene Lohnabzug und Identifizierung Formulare auf Datei zu halten. Diese Formen umfassen die von der Regierung erforderlich und bildet Ihre Audit-Client benötigt, um andere nicht-steuerbezogenen Gehaltsabzüge zu machen. Während Ihrer Prüfung können Sie diese Abzug Formen verwenden, um die Korrektheit von vielen verschiedenen Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu messen. Sie haben mehr als wahrscheinlich die folgenden Formen während Ihrer Beschäftigung Karriere ausgefüllt:
W-4: Diese Form gibt dem Arbeitgeber alle Grundlagen über einen Mitarbeiter, wie Name, Adresse und Sozialversicherungsnummer. Er fordert auch für den Familienstand und Zahl der Ausnahmen, die, wie viel Bundessteuer diktieren der Arbeitgeber des Mitarbeiters Scheck einzubehalten ist verpflichtet, jede Periode zahlen.
Staatliche und lokale Steuerabzug Formen: Wenn das Unternehmen erforderlich ist, Steuern für Länder und Gemeinden vorenthalten werden diese Formen als auch gehalten.
I-9: Der Zweck dieser Form ist es, sicherzustellen, dass Beschäftigte sind für die Beschäftigung in den Vereinigten Staaten zu machen. Der Mitarbeiter füllt das Formular aus und stellt eine Dokumentation, die der Arbeitgeber Kopien und hält in der Personalakte. Die Dokumentation umfasst Bild-IDs und Papierkram auf die Tatsache bestätigt, dass die Mitarbeiter in den Vereinigten Staaten zu arbeiten.
Discretionary Nutzen Abzug Formen: Die Mitarbeiter nutzen diese Formulare, damit die Gesellschaft weitere Beträge von den Bruttolohn abziehen für solche Leistungen wie Krankenversicherung, vor Steuern Beiträge zur Altersvorsorge, und Gewerkschaftsbeiträge zu zahlen. Diese Formen bleiben auch im eigenen Haus.