Wie zu pflegen Mitarbeiterdaten
Halten Sie Mitarbeiterdaten korrekt und auf dem neuesten Stand ist für Ihr Unternehmen unerlässlich, vor allem, wenn alle staatlichen und bundesstaatlichen Hinterlegungspflichten für Mitarbeiter Steuern berücksichtigen. Andernfalls müssen Sie eine harte Zeit haben alle notwendigen Formulare ausfüllen und die viertel Detail auf Ihre Mitarbeiter und Ihre Gehaltsabrechnung.
Der beste Weg, Mitarbeiterinformationen zu verfolgen eine manuelle Buchhaltung System ist ein Mitarbeiter-Journal zu gründen und eine separate Journal-Seite für jeden Mitarbeiter erstellen.
Die detaillierten einzelnen Datensätze, die Sie auf jeden Mitarbeiter halten sollten diese grundlegenden Informationen enthalten, von denen die meisten gesammelt oder als Teil des Einstellungsprozesses bestimmt:
Name, Anschrift, Telefonnummer und Sozialversicherungsnummer
Abteilung oder Abteilung innerhalb des Unternehmens
Startdatum mit dem Unternehmen
Lohnsatz
Pay Periode (wöchentlich, zweiwöchentlich, semimonthly oder monatlich)
Ob stündlich oder angestellte
Ob befreit oder nonexempt
W-4 Quellen Zulagen
Vorteile Informationen
Lohnabzüge
Alle Abrechnung Aktivität
Wenn ein Mitarbeiter fragt die Anzahl der Quellenberechtigungen zu ändern und einen neuen W-4 oder bittet um Vorteile Änderungen einreichen, seine oder ihre Aufzeichnung solche Veränderungen zu reflektieren aktualisiert werden muß.
Die persönliche Detail, das sollte an der Spitze der Zeitschrift Seite erscheint nicht jede Zahlungsperiode ändern. Dann teilen Sie die restlichen Informationen in mindestens sieben Spalten.
Hier ist ein Beispiel dessen, was ein Journal-Seite des Mitarbeiters kann wie folgt aussehen:
Die Probe Journal-Seite enthält nur sieben Spalten: Datum der Prüfung, zu versteuernden Lohn, Sozialversicherung Steuer, Medicare-Steuer, Verrechnungs, staatliche Quellen-, und Netto-Scheckbetrag. (Die staatliche Steuer in der Probe vorhanden ist Null, da diese insbesondere Mitarbeiter in einer nicht einkommensbezogenen Steuerstaat funktioniert.)
| Datum | Steuerpflichtig Löhne | SS | Med | Fed WH | Staat WH | Prüfen |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 4/8 | $ 640 | 39,68 | 9.28 | 8.62 | 0 | 582,42 $ |
| 4/22 | $ 640 | 38.68 | 9.28 | 8.62 | 0 | 582,42 $ |
Sie können andere Spalten zu Ihrem Mitarbeiter-Journal hinzuzufügen den Überblick zu behalten, wie:
Nicht steuerbare Löhne. Dazu gehören Gesundheit oder Versorgungsleistungen, die bezahlt werden, bevor Steuern herausgenommen werden.
Vorteile. Wenn der Arbeitnehmer Vorteile erhält, müssen Sie mindestens eine Spalte, kein Geld zu verfolgen entnommen Scheck des Mitarbeiters für diese Leistungen zu zahlen. In der Tat, können Sie in einer separaten Spalte Tracking jeden Vorteil zu betrachten.
Kranke Zeit
Ferienzeit
Offensichtlich können diese Mitarbeiter-Journal Blätter sehr lange erhalten sehr schnell. Deshalb sind viele kleine Unternehmen EDV-Buchhaltung Systeme verwenden sowohl die Personalabrechnung und Mitarbeiterdaten zu überwachen. Die folgenden Abbildungen zeigen Ihnen, wie ein neuer Mitarbeiter in das System Quickbooks hinzugefügt wird.
