Wie man Projektausgaben überwachen
Die Projektmanager überwachen Projektausgaben zu prüfen, ob sie im Einklang mit dem Projektplan sind und, wenn sie es nicht sind, Abweichungen zu adressieren. Sie mögen denken, dass Sie nur finanzielle Konto durch das Lesen der Balance in Ihrem Projekt verbleibenden Projektmittel verwendet, um Datum und Mittel bestimmen können (das Projekt Scheckbuch). Allerdings bringt Projektmittel die Ausgaben mehrere Schritte, bevor Sie tatsächlich für einen Artikel bezahlen. Nach jedem Schritt haben Sie ein besseres Gefühl davon, ob Sie die Ausgaben anfallen werden, und wenn Sie das tun, dessen genaue Höhe.
Der Prozess führt bis zu und einschließlich der Auszahlung der Mittel für Waren und Dienstleistungen umfasst die folgenden Schritte:
Sie umfassen eine grobe Schätzung der Kosten des Elements im Budget Ihres Projekts.
Sie können mit anderen, indem die Überprüfung, indem Sie Ihre vorherige Erfahrung, diese grobe Schätzung zu entwickeln, die ähnliche Produkte in der Vergangenheit erworben haben, oder indem Sie mit Ihrem Einkauf zu überprüfen. Normalerweise Sie überprüfen nicht mit bestimmten Herstellern oder liefert, wenn diese grobe Schätzung zu entwickeln.
Sie ist eine schriftliche genehmigte Anforderung für den Artikel Ihrer Einkaufsabteilung.
Diese Anfrage gibt die grobe Schätzung der Kosten in Ihrem Projektbudget aufgenommen und jede Obergrenze, die die tatsächlichen Kosten nicht überschreiten. Der Projektmanager oder sein Beauftragter genehmigt sie und alle anderen, die die Ausgaben der Projektmittel (wie zum Beispiel die Finanzabteilung) steuert genehmigt sie.
Ihre Einkaufsabteilung wählt einen Lieferanten und legt eine Bestellung.
Die Bestellung einen offiziellen Antrag an den Hersteller Sie den Artikel zu liefern, und gibt die Schätzung des Preises der Einkaufsabteilung.
Der Verkäufer verpflichtet sich, den Artikel zur Verfügung zu stellen Sie angefordert haben.
Der Verkäufer liefert Ihnen eine schriftliche Bestätigung, dass er Sie den Artikel zu verkaufen, zusammen mit den Artikelpreis (einschließlich Steuern und Versandkosten) und der geplanten Liefertermin.
Sie erhalten und die Position übernehmen, sind aber noch nicht dafür in Rechnung gestellt.
Sie erhalten die Artikel und stellen Sie sicher, dass es die vereinbarten Spezifikationen entspricht. Wenn Sie nicht das Einzelteil an, nachdem der Anbieter Wiederholte Versuche macht keine Probleme, die Sie mit ihm haben zu beheben, bricht die Einkaufsabteilung die Bestellung und Sie beginnen, für einen anderen Anbieter oder ein anderes Element suchen, der Ihren Bedürfnissen gerecht wird.
Sie oder Ihre Finanzabteilung erhält eine Rechnung für den Artikel.
Diese Rechnung Details der endgültigen Kosten des Elements zusammen mit den dazugehörigen Rabatten, Steuern und Versand und Bearbeitungsgebühren.
Ihre Finanzabteilung auszahlt Mittel für den Artikel zu bezahlen.
Die Rechnung für Ihr Einzelteil wird mit Geld aus dem Projekt-Fonds bezahlt.
Je nach Größe Ihres Kaufs und der Größe und Förmlichkeit Ihrer Organisation, können Sie einige dieser Stufen informell für einige Einkäufe behandeln. Wie Sie aus dem ersten bis zum letzten Schritt, Ihre Schätzung der Preis des Artikels gehen wird umso genauer, und die Wahrscheinlichkeit, dass Sie tatsächlich die Kauf erhöht werden.
Verantwortlich Projektüberwachung erfordert, dass Sie eine klare Vorstellung von verfügbaren Projektmittel in jeder Phase des Prozesses haben. Um dies zu tun, Sie wollen in der Regel Bestellanforderungen überwachen, Bestellungen, Verpflichtungen (dh, Bestellungen oder Verträge, die Sie und der Auftragnehmer oder Verkäufer vereinbart), Verbindlichkeiten und Ausgaben.