Wie zu verfolgen und Projektausgaben Analysieren
Um Ihr Projekt finanziellen Status zu bewerten, vergleichen Sie den tatsächlichen Ausgaben mit denen Sie geplant. Projektmanager verwenden, um einen Kostenbericht, die Ausgaben für den aktuellen Leistungsperiode und vom Beginn des Projekts für verschiedene Stufen der Projektstrukturplan (PSP) Komponenten präsentiert. Die folgenden Informationen in diesem Bericht stammen aus Ihrem Projektplan:
Identifizieren von Codes und Namen für jeden PSP-Komponente
Die Mittel für die einzelnen PSP-Komponente im Performance-Zeitraum veranschlagten
Die kumulierten Mittel bisher für jeden PSP-Komponente Plan
Das Gesamtbudget für die einzelnen PSP-Komponente
Verwenden Sie einen Kostenbericht Ausgaben zu verfolgen.
Die tatsächlichen Zahlen für die Zeit kommen aus der Daten, die Sie während dieser Zeit erhalten. EINctual in dieser Darstellung können den Wert der Bestellanforderungen, Bestellungen, Verpflichtungen, Verbindlichkeiten und / oder Ausgaben bedeuten. Restmittel insgesamt sind die Differenz zwischen dem Gesamtbudget und den tatsächlichen Mengen bisher aufgewandt.
Typischerweise Sie Ihre Ausgabendaten aus Bestellanforderungen, Bestellungen, Lieferantenrechnungen, und schriftliche Schecks erhalten. Sie sehen normalerweise alle Bestellanforderungen, weil, wie Projektmanager, haben Sie wahrscheinlich, sie zu genehmigen haben. Die Beschaffungsabteilung bereitet normalerweise Aufträge zu kaufen, und Sie können Kopien zu erhalten können. Lieferantenrechnungen gehen in der Regel direkt an die Kreditorengruppe in der Finanzabteilung, und diese Leute zahlen, um die Kontrollen. Sie können die Finanzabteilung schicken Kopien von Rechnungen zu Ihnen haben können, die Beträge zu überprüfen, und so weiter, und Sie können Berichte aller Zahlungen aus dem Projekt Konto beantragen, wenn sie von den Projektcode verfolgt sind.
Bauen Sie die Genauigkeit Ihrer Projektausgabendaten zu erhöhen:
Entfernen Sie Bestellungen aus dem Summen, nachdem Sie die Rechnung erhalten (oder zu überprüfen, dass die Zahlung erfolgt ist) zu vermeiden, dass ein Aufwand doppelt zu zählen.
Achten Sie darauf, die richtige Arbeitspaket Gebührencode auf jeder Bestellanforderung und Bestellung aufzunehmen.
Entfernen Sie regelmäßig mit Hohlräumen versehene oder storniert Bestellanforderungen und Bestellungen aus den Listen der im Umlauf befindlichen Dokumente.
Bevor Sie Ihr eigenes System zu entwickeln Ihres Projekts Ausgaben zu überwachen, überprüfen Sie zuerst die Natur und die Fähigkeiten Ihres Unternehmens Finanz-Tracking-System. Die meisten Organisationen haben ein Finanzsystem, die Datensätze aller Ausgaben beibehält. Oft ist das System unterhält auch Aufzeichnungen der Verbindlichkeiten. viele Finanzsysteme kategorisieren Kosten nach Kostenstellen, aber nicht die Fähigkeit haben, zu klassifizieren Kosten nach Projekt oder PSP-Komponente innerhalb eines Projekts Leider.
Wenn Sie für die Verfolgung von Projektausgaben Ihr eigenes System zu entwickeln haben, sollten Sie die folgenden Arten von Software:
Integrierte Projekt-Management-Software, wie Microsoft Project
Buchhaltungssoftware, wie zum Beispiel Quickbooks
Datenbank-Software, wie Microsoft Access
Tabellenkalkulations-Software wie Microsoft Excel
Auch wenn Ihre Organisation Finanzsystem Ausgaben nach Arbeitspaket innerhalb eines Projekts klassifizieren können, werden Sie wahrscheinlich haben, um Ihr eigenes System entwickeln für Bestellanforderungen und Bestellungen verfolgen. Betrachten wir ein Tabellenkalkulationsprogramm oder Datenbanksoftware mit diesem Tracking zu unterstützen.