Tipps für Vermieter: Wie reagieren auf Einwohnerwartungsanforderungen

Selbst mit einer aggressiven Wartung und Reparatur-Programm, wissen Vermieter, dass die Dinge brechen und verschleißen. Um Wohnzufriedenheit erhalten, müssen Sie ein System, das die Bewohner ermöglicht Wartungsanforderungen zu unterwerfen und dann auf diese Anforderungen reagieren effektiv und zeitnah.

Ausarbeitung eines Wartungsanforderung Form des Bewohners

Stellt sicher, dass Sie Ihre Bewohner viele Möglichkeiten haben, damit Sie wissen über alle Wartungs- und Reparaturbedarf sie während ihres Mietverhältnisses entdecken, ist ein gutes Geschäft. Wann immer möglich, wenn Sie Kontakt mit Ihrer Bewohner haben, entweder mündlich oder schriftlich, um zu sehen, ob sie irgendwelche Reparaturanforderungen haben.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Wartungsanfrageformular enthält die folgenden Informationen:

  • Datum der Wartungsanforderung wird vorgelegt

  • Einwohner Namen, Adresse und Gerätenummer

  • Heim, Arbeit und / oder Handy-Nummer (Sie können auch einen Raum für eine E-Mail-Adresse enthalten sein sollen)

  • Eine Beschreibung des angeforderten Dienstes

  • Die günstigste Zeit für den Bewohner der Dienst durchgeführt haben

  • Autorisierung, das Gelände zu betreten, wenn niemand zu Hause (die Bewohner Zeichen, wenn möglich, da einige Staaten die Erlaubnis bedürfen, außer in Notfällen)

  • Der Name der Person, die auf Ihre Mitarbeiter, die die Anforderung empfangen

  • Anzeige, dass die Arbeit abgeschlossen ist und von wem oder, dass die Arbeit noch nicht abgeschlossen ist, ein Grund, warum, ob professionelle Hilfe erforderlich ist und warum, und ein Datum, wenn der Dienst beendet werden

  • Angabe, ob die Kosten für die Reparatur ist für die Bewohner aufgeladen werden

  • Der Grund für die Ladung und die Menge

  • Zusätzliche Kommentare

  • Platz für Sie oder der Mitarbeiter, der die Anfrage bisher erhalten und es unterzeichnen

Wenn Sie eine Website haben, sollten Sie eine Wartungsanfrageformular erstellen, die Bewohner ausfüllen und einreichen online für ihre Bequemlichkeit. E-Mail ist auch eine hervorragende Möglichkeit, Ihre Bewohner zu empfangen und darauf zu reagieren. Achten Sie darauf, hart Kopien in dem Mieter die Dateien als Beweismittel zu halten Sie für den Fall zu unterstützen, gibt es immer eine Forderung, die Sie konnten nicht korrekt, die Räumlichkeiten zu erhalten oder in angemessener Zeit reagieren.

Als Reaktion auf Wartungsanforderungen

In der besten aller möglichen Welten, reagieren würden Vermieter sofort zu Wartungsanforderungen, aber eine solche schnelle Reaktion ist nicht immer realistisch. Reagieren auf dringende Fragen sofort und nicht dringenden Fällen innerhalb von 48 Stunden. Wenn Sie nicht die Reparatur innerhalb von 48 Stunden durchführen können, rufen Sie die Bewohner wissen zu lassen, sie, als er die Reparatur erwarten können abgeschlossen werden und der Grund für die Verzögerung.

Mit Wartungsanforderungen Ihr System zu perfektionieren

Wissen ist Macht. Betrachten wir eine Datenbank zu erstellen, alle Wartungsanforderungen zu protokollieren, und dann die Datenbank verwenden, um Berichte zu erstellen, die Licht auf die Bereiche Schuppen, die Verbesserung nutzen könnten. Für jeden Datensatz in der Datenbank, können Sie die folgenden Informationen enthalten:

  • Datum Wartungsanforderung empfangen

  • Datum der Zustellung

  • Name des Bewohners

  • Wohnhaft Adresse

  • Wohnhaft Wohnung Nummer

  • Zimmer, wo die Reparatur benötigt wurde

  • Art der Reparatur (Sanitär, HVAC, Rauchmelder, und so weiter)

  • Reparatur durchgeführt

  • Reparaturkosten

  • Name des Vertragspartners oder Mitarbeiter, der die Reparatur durchgeführt

  • Ersatz Vorrichtungen, Teile oder Geräte

  • Garantieablaufdatum für alle neuen Teile, Vorrichtungen oder Geräte

Eine Datenbank gibt Ihnen eine Fülle von Informationen, die Sie leicht suchen und nutzen Sie Ihre Wartung und Reparatur-System zu verbessern, zu verteidigen gegen alle Ansprüche von Vernachlässigung und sogar Kosten sparen. Hier sind einige Beispiele von einigen spezifischen Möglichkeiten, eine solche Datenbank zu Ihrem Vorteil zu nutzen:

  • Identifizieren Sie Produkte wie Kühlschränke oder Elektroherde, die störanfälligen

  • Schnell bestimmen, ob ein Teil, Vorrichtung oder das Gerät noch unter Garantie

  • Überprüfen Sie, ob Ihre Reaktionszeit (die Zeitspanne zwischen Empfang einer Anforderung und den angeforderten Dienst bereitstellt) verbessert oder verschlimmert

  • Bestimmen Sie, ob Ihre Reparaturkosten steigen oder fallen

  • Sehen Sie, welche Auftragnehmer werden am besten anhand von Kosten und wie lange vergleichbare Reparaturen letzten (ob Auftragnehmer zurückgerufen werden müssen)

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