Steuer Procurements Ein- und Ausgänge Sie sollten für die PMP-Zertifizierung Prüfung wissen

Ein Teil der für ein Projekt vorbereitet und die PMP Zertifizierungsprüfung ist die richtige Zuordnung der Zeit. Ähnlich wie, wie die meiste Zeit das Projektmanagement in der Direkt reflektiert und verwalten Projektarbeit Prozess, der Großteil der Verwaltung Ihrer Zeit Verträge wird im Control Procurements Prozess wider.

Steuern Procurements. Verwalten von Beschaffungsbeziehungen, die Überwachung der Vertragserfüllung und die Änderungen und Korrekturen an Verträge nach Bedarf.

Während dieses Vorgangs muss der Verkäufer die Beschaffungsanforderungen gerecht zu werden, und der Käufer muss nach den Bedingungen des Vertrages durchzuführen. Dazu gehören angemessene und rechtzeitige Zahlungen und auch Vertrags Change Management. So können Sie sehen, dass sowohl der Käufer und der Verkäufer mit dem Bezugsvertrag arbeiten, um sicherzustellen, dass beide Parteien ihre vertraglichen Verpflichtungen erfüllen.

Dieser Prozess erfordert erhebliche Integration in das Projekt. Hier sind einige Beispiele für die Integration. Es gibt natürlich andere, abhängig von der Art des Projekts:

  • Umfang: Sie müssen überprüfen, und dem Auftragnehmer Umfang steuern. Sie sollten sich erinnern, dass Umfang Überprüfung ist der Prozess der das Ergebnis offiziell zu akzeptieren. Als Käufer wollen Sie der Auftragnehmer sicherstellen, dass alle den Umfang liefert und nur den Umfang, die versprochen wurde. Sie müssen auch sicherstellen, dass niemand in Ihrer Organisation macht # 147-konstruktive # 148- Änderungen des Vertrages.

  • Konstruktive Veränderung: Wenn ein Auftragnehmer führt über die Vertragsbedingungen arbeiten, ohne eine formale Ordnung im Rahmen der Änderungen Klausel, entweder aufgrund einer informellen Ordnung aus, oder durch die Schuld, den Käufer.

  • Zeitplan: Die Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen müssen mit anderen Leistungen koordiniert werden. Viele Verträge haben Meilensteinzahlungen auf Basis der Lieferungen, und einige haben Anreize basierend auf rechtzeitige oder vorzeitiger Lieferung. Darüber hinaus haben einige Verträge eine Klausel, die besagt, dass verspätete Lieferung ist eine wesentliche Verletzung betrachtet.

    Die Zeit ist das Wesen ist eine Vertragsklausel, die Lieferung obligatorisch Zeit ist, und deshalb vertraglich bindend zeigt an, dass. Nicht zu handeln oder innerhalb des angegebenen Zeitrahmens zu liefern stellt einen Vertragsbruch.

  • Kosten: Sie müssen sicherstellen, dass der Auftragnehmer für die Arbeit nur dann gezahlt wird, das ist geprüft und akzeptiert. Wenn Zwischenzahlungen vorgesehen sind, stellen Sie sicher, dass Sie die Zahlungen im Einklang mit den Ergebnissen sind die Genehmigung. Mit anderen Worten, wenn der Auftragnehmer zu 50% fertig geplant ist, aber nur 25% der Arbeit getan ist, stellen Sie sicher, dass Sie 25% des Auftragswertes und nicht mehr als 50% zahlen sind.

  • Qualität: Sie nutzen die gleichen Techniken zur Qualitätskontrolle auf Auftragnehmer Ergebnisse, wie Sie für Inhouse-Arbeit zu tun. Dadurch wird sichergestellt, dass die Leistungen, die Anforderungen und Spezifikationen entsprechen.

  • Kommunikation: Der Auftragnehmer muss Statusberichte vorlegen, die Sie verweisen, wenn Ihr Projekt Performance-Berichte zu entwickeln. Viele Male, Verträge geben Sie das Format und den Zeitpunkt der Berichte.

  • Risiko: Informationen im Risikoprotokoll Auftragnehmer sollte mit dem Projekt-Risikoprotokoll integriert werden. Darüber hinaus kann es Risiken im Zusammenhang mit Vertrags in Verbindung gebracht werden, die Sie während des gesamten Projekts verwalten sollte.

Offensichtlich ist, desto mehr Auftragnehmer haben Sie an einem Projekt, das mehr Arbeit damit verbunden sind. Für komplexe Beschaffungen, oder für Projekte mit mehreren Anbietern, können Sie einen Beschaffungs Administrator oder ein öffentlicher Offizier Vertreter Aufsicht dem Auftragnehmer zur Verfügung zu stellen und ein großer Teil dieser Arbeit zu verwalten. Dies gilt insbesondere, wenn die Organisation eine zentrale Vergabestelle hat.

Steuerung Procurements: Eingänge

Der Beschaffungsmanagementplan (Teil des Projektmanagementplans) enthält Leitlinien für die verschiedenen Aspekte der Beschaffung verwalten wird und wie, darüber zu gehen. Dazu gehören Informationen über die Zahlungssysteme zu verwenden, Vertragsänderungssteuerungssystem und Leistungsüberprüfungen.

Sie verwenden die Basislinien im Projektmanagementplan und vergleichen sie gegen die Arbeitsleistung Berichte und Arbeitsleistungsdaten vom Auftragnehmer zur Verfügung gestellt. Sie sollten auch die Performance-Berichte gegen die tatsächlichen Vereinbarungen und den Verdingungsunterlagen zu vergleichen.

Änderungswünsche können eine Änderung der Mitteilung der Arbeit (SOW) sind für den Vertrag, oder für den Auftrag selbst.

Steuerung Procurements: Ausgänge

Arbeitsleistung Informationen umfassen Kosten, Zeitplan und technische Performance-Informationen des Anbieters. Diese Informationen werden mit dem hauseigenen Leistungsinformationen integriert werden, um Arbeit Performance-Reports im Überwachung und Steuerung Projektarbeitsprozess zu schaffen. Darüber hinaus Performance-Informationen über den Verkäufer zu beschaffen. Dazu gehören Informationen über mögliche Probleme, die in den Ansprüchen oder Streitigkeiten führen könnte.

Die organisatorischen Prozessanlagen und die Beschaffung Dokumentation sind auf dem Laufenden über die Records Management-System gehalten. Beispiele für Dokumentation enthalten

  • Termine

  • Zahlung Aufzeichnungen

  • Änderungswünsche

  • Leistungsberichte

  • Die Prüfungsergebnisse

  • Briefe, Memos und Sitzungsprotokolle

  • Technische Dokumentation

  • Eine förmliche Abnahme der zu erbringenden Leistungen

Während der gesamten Vertragserfüllungsperiode wahrscheinlich Änderungsanforderungen benötigt werden. Diese müssen den Veränderungsprozess im Kontrakt zu folgen und das Projekt Integrated Change Control Prozess durchlaufen. Der Käufer betrifft nur mit den Änderungen, die die Vertragsbedingungen auswirken. Wenn der Verkäufer Änderungen macht, die auf den Käufer transparent sind und keine vertraglichen Verpflichtungen betreffen, werden diese Änderungen nicht dokumentiert.

Wie bei allen Kontrollprozesse zu halten, hat das Projektteam Aktuelles Projektmanagementplan-Komponenten und Projektunterlagen genaue und aktuelle Aufzeichnungen.

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, die Verträge und Vertragsbeziehungen missbraucht werden können. Der Code of Ethics und Professional Conduct befasst sich Möglichkeiten für Fehlverhalten in den Normen für die Verantwortung und Ehrlichkeit. Seien Sie bereit für die Beschaffung Verwaltung Fragen vorbereitet sowohl ethische als auch technische Fragen auf die Prüfung zu adressieren. Spezifische Standards, die geeignet sind, in der Beschaffung Fragen einbezogen werden gehören die folgenden:

  • Wir schützen proprietäre oder vertrauliche Informationen, die uns anvertraut wurde.

  • Wir respektieren die Eigentumsrechte anderer.

  • Wir machen Zusagen und Versprechungen implizite oder explizite, in gutem Glauben.

  • Wir beschäftigen uns nicht in unehrliche Verhalten mit der Absicht der persönlichen Bereicherung oder auf Kosten der anderen.

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