Wie Sie bestätigen Teammitglieder "Die Teilnahme an einem Projekt
Wie Sie Ihr Projekt starten, müssen Sie die Identität der Menschen, um zu bestätigen, die Ihr Projekt unterstützen wird funktionieren. Dazu überprüfen so, dass bestimmte Personen noch in der Lage sind, ihre versprochenen Verpflichtungen zu wahren und, falls erforderlich, zu rekrutieren und neue Leute wählen, um die verbleibenden Bedürfnisse zu erfüllen.
Wie Sie alle, die Menschen wenden, die Ihr Projekt unterstützen, sollten Sie Folgendes tun:
Informieren Sie sie, dass Ihr Projekt genehmigt wurde und wenn die Arbeit beginnt: Nicht alle Projektpläne genehmigt. Sie wissen nur selten im Voraus, wie lange der Genehmigungsprozess dauern wird oder wie schnell können Sie Ihr Projekt starten. Informieren Teammitglieder so schnell wie möglich, so dass sie die notwendige Zeit einplanen können.
Bestätigen Sie, dass sie noch in der Lage sind, Ihr Projekt zu unterstützen: Volks Workloads und andere Verpflichtungen zwischen der Zeit, die Sie Ihren Plan vorbereiten ändern und Genehmigung des Projekts. Wenn eine Person nicht mehr in der Lage ist, die versprochene Unterstützung, einen Ersatz zu rekrutieren, so bald wie möglich.
Erklären Sie, was Sie tun das Projektteam zu entwickeln und die Projektarbeit beginnen: Geben Sie eine Liste aller Teammitglieder und andere, die das Projekt unterstützen. Auch erwähnen die Schritte, die Sie werden Mitglieder vorstellen und das Projekt beginnen.
Überprüfen Sie noch einmal die Arbeit, die Sie sie ausführen erwarten, die Zeitpläne und Fristen Sie halten sie erwarten, und die Menge an Zeit, die Sie erwarten, dass sie auf der Arbeit zu verbringen: Clarify spezifische Aktivitäten und die Art der Arbeit.
Je nach Größe und Förmlichkeit des Projekts, können Sie jedes Format von einem schnellen E-Mail an eine formale Arbeits-Order-Abkommens verwenden diese Informationen, mit den Menschen zu teilen, die in Ihrem Projekt beteiligt sein werden.
Ein typisches Arbeits-Order-Abkommen enthält die folgenden Informationen:
Identifiers: Die Kennungen sind der Projektname, Projektnummer, Aktivität Name und Projektstrukturplan (PSP) Code. Der Projektname und Nummer bestätigen, dass Ihr Projekt jetzt offiziell. Sie verwenden den Namen der Aktivität und PSP-Code zu Arbeitsfortschritt sowie Zeit- und Ressourcenkosten aufzeichnen.
Auszuführenden Arbeiten und Leistungen oder Ergebnisse erzielt werden: Diese Angaben beschreiben die verschiedenen Aktivitäten und Verfahren an dem Projekt beteiligt, sowie die Ergebnisse des Projekts.
Aktivität Startdatum, Enddatum, und die Anzahl der Stunden ausgegeben werden: Einschließlich dieser Informationen bekräftigt
Die Bedeutung, die die Arbeit im Zeitplan und Budget
Bestätigung von der Person, die die Arbeit tun werde, dass er die beschriebenen Arbeiten innerhalb dieser Zeit und Ressourcenbeschränkungen zu tun erwartet
Die Kriterien werden Sie die Person, die Leistung verwenden, um zu bewerten
Schriftliche Genehmigungen der Person, die die Arbeit tun werde, seinem Vorgesetzten und der Projektmanager: Einschließlich dieser schriftlichen Genehmigungen erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass alle Beteiligten gelesen hat und das Projekt der Elemente verstanden und hat sich verpflichtet, sie zu unterstützen.
Seien Sie sicher, dass Sie alle diese Informationen angeben, wenn eine Person, die Engagement für Ihr Projekt erneut bestätigt. Je länger Sie eine dieser Informationen angeben warten, desto größer sind die Chancen, dass die Person, die Unterstützung nicht bieten Sie hatte gehofft.
Wenn Sie nicht eine formale Arbeits-Order-Abkommen wählen zu verwenden, müssen Sie alle wichtigen Informationen zu notieren, die Zustimmung klärt und Genehmigungen vom Teammitglied und seinem Vorgesetzten unterzeichnet bekommen. für signierte Genehmigungen Fragen ermutigt die Menschen, sorgfältig zu prüfen, bevor sie irgendwelche Verpflichtungen eingehen und dient als Referenz und Erinnerung an genau das, was versprochen wurde.